Përmbajtje
Menaxhimi i kohës "Me punën që kam dhe jam bllokuar në një takim të padobishëm"
Ekonomistja Pilar Lloret shpjegon në «takime 30 minutëshe» se si të optimizoni këto takime pune në maksimum
Nëse kur njoftoheni për një takim të ri në punë gërhitni me pakujdesi dhe dorëheqje, diçka nuk shkon. Këto takime pune duhet të jenë mjete për të përmirësuar punën tonë profesionale, dhe shumë herë ato përfundojnë duke qenë vetëm humbje kohe.
Kjo situatë - shumë më e zakonshme sesa duket - ishte ajo që e motivoi ekonomistin Shtylla Lloret, e specializuar në biznes dhe analiza të rrezikut, për të shkruar "Takime 30 minutëshe", një libër në të cilin, përmes udhëzimeve dhe këshillave të qarta, ai propozon një mënyrë për të rritur efikasitetin e këtyre takimeve, duke përmbushur kështu objektivin e tij.
Ne folëm me autorin dhe i kërkuam çelësat për të ndaluar humbjen e kohës dhe për të përfituar sa më shumë nga takimet në të cilat jemi të detyruar të marrim pjesë:
Pse organizimi është kaq i rëndësishëm kur planifikoni një takim?
Nëse nuk kemi një planifikim dhe organizim të mirë, objektivat nuk do të jenë të qarta, as pikat për t'u diskutuar, as koha në dispozicion ... Prandaj, ne do të kohëzgjatja e pakontrolluar dhe ne nuk do të përmbushim pritjet e pjesëmarrësve. Mund të zhgënjehemi dhe do të jetë humbje kohe për të gjithë.
Çfarë efektesh negative mund të ketë një takim që është planifikuar dobët dhe në të cilin qëllimi i dëshiruar nuk është arritur?
Përveç kostos në aspektin ekonomik, pjesëmarrja në takime të planifikuara dobët dhe në të cilat pas 90, 60 ose 30 minutash nuk arrihet në ndonjë përfundim gjeneron një perceptimi dhe dekurajimi negativ midis pjesëmarrësveMe Dhe nëse kjo situatë vazhdon, është e lehtë që me kalimin e kohës të stresohemi duke menduar "me punën që kam dhe më duhet të marr pjesë në një takim të padobishëm".
Ajo gjithashtu ka një efekt negativ në opinionin e pjesëmarrësve ndaj organizatorit, i cili në shumicën e rasteve është zakonisht një shef.
Pse 30 minuta është koha optimale për kohëzgjatjen e një takimi?
30 minuta është sfida që shtroj në libër bazuar në përvojën time në organizimin e takimeve që funksionojnë. Me sa duket ka takime që do të kenë nevojë për më shumë kohë, të tjera në të cilat objektivi juaj mund të merret edhe më pak, dhe natyrisht në disa raste 30 ose edhe 60 minutat e vetë takimit mund të zëvendësohen me një telefonatë ose një e-mail, për shembull.
Si funksionon figura e vendimmarrësit për të cilën flisni në libër?
Kur flasim për pjesëmarrësit në një takim 30-minutësh, duhet të jetë e qartë se numri ideal nuk duhet të kalojë një maksimum prej pesë personashMe Dhe zgjedhja juaj duhet të jetë ajo e duhura. Ne mund të dallojmë figurat e moderatorit, koordinatorit, sekretarit (mund të jenë i njëjti person) dhe pjesëmarrësve. Në parim, vendimmarrja në një takim prej 30 minutash dhe një maksimum prej pesë personash është konsensuale dhe nuk duhet të krijojë konflikt.
Si duhet të organizojmë një takim për ta bërë atë sa më efikas të jetë e mundur?
Ne mund të përmbledhim në pesë pika se si të organizojmë takimin si më poshtë. E para do të ishte përcaktojnë objektivin dhe rezultatin e dëshiruar të takimit. I dyti, zgjidhni pjesëmarrësit e duhur. E treta është planifikoni takimin; Ndër të tjera, hartoni axhendën, zgjidhni vendin, filloni kohën dhe kohëzgjatjen dhe dërgojini së bashku me dokumentet kryesore të takimit të interesuarve në kohë të mjaftueshme në mënyrë që ata të mund ta përgatisin atë.
Së katërti, ne duhet të marrim parasysh dizajni i strukturës të takimeve, domethënë rregullat e funksionimit dhe natyrisht se si strukturohen sipas përmbajtjes 30 minutat që zgjat takimi. Së fundi, është e rëndësishme të bëhet një përcjellja e takimitMe Sigurohuni që të gjithë pjesëmarrësit të jenë të vetëdijshëm për marrëveshjet e bëra dhe, në rast se ndonjë veprim pasues duhet të kryhet, cilat janë detyrat që i caktohen secilit dhe koha e ekzekutimit