Krijimi i një grafiku Pareto në Excel

Parimi Pareto, i quajtur sipas ekonomistit italian Vilfredo Pareto, thotë se 80% e problemeve mund të shkaktohen nga 20% e shkaqeve. Parimi mund të jetë informacion shumë i dobishëm apo edhe jetëshpëtues kur duhet të zgjidhni se cilin nga problemet e shumta të zgjidhni më parë, ose nëse eliminimi i problemeve është i ndërlikuar nga rrethanat e jashtme.

Për shembull, sapo ju është kërkuar të drejtoni një ekip që ka vështirësi të punojë në një projekt për t'i drejtuar ata në drejtimin e duhur. Ju pyesni anëtarët e ekipit se cilat ishin pengesat e tyre kryesore në arritjen e qëllimeve dhe objektivave të tyre. Ata bëjnë një listë që ju e analizoni dhe zbuloni se cilat ishin shkaqet kryesore të secilit prej problemeve që hasi ekipi, duke u përpjekur të shohin të përbashkëtat.

Të gjitha shkaqet e zbuluara të problemeve janë rregulluar sipas shpeshtësisë së shfaqjes së tyre. Duke parë numrat, zbuloni se mungesa e komunikimit midis zbatuesve të projektit dhe palëve të interesuara të projektit është shkaku kryesor i 23 problemeve kryesore me të cilat përballet ekipi, ndërsa problemi i dytë më i madh është qasja në burimet e nevojshme (sistemet kompjuterike, pajisjet, etj. .). .) rezultoi në vetëm 11 komplikime të shoqëruara. Problemet e tjera janë të izoluara. Është e qartë se duke zgjidhur problemin e komunikimit, mund të eliminohet një përqindje e madhe e problemeve, dhe duke zgjidhur problemin e aksesit në burime, pothuajse 90% e pengesave në rrugën e ekipit mund të zgjidhen. Jo vetëm që keni kuptuar se si ta ndihmoni ekipin, por thjesht keni bërë një analizë Pareto.

Kryerja e gjithë kësaj pune në letër ndoshta do të marrë një sasi të caktuar kohe. Procesi mund të përshpejtohet shumë duke përdorur grafikun Pareto në Microsoft Excel.

Grafikët Pareto janë një kombinim i një grafiku vijash dhe një histogrami. Ato janë unike në atë që zakonisht kanë një bosht horizontal (bosht kategorie) dhe dy boshte vertikale. Grafiku është i dobishëm për prioritizimin dhe renditjen e të dhënave.

Detyra ime është t'ju ndihmoj të përgatisni të dhëna për grafikun Pareto dhe më pas të krijoni vetë grafikun. Nëse të dhënat tuaja janë përgatitur tashmë për grafikun Pareto, atëherë mund të vazhdoni në pjesën e dytë.

Sot do të analizojmë një situatë problematike në një kompani që rimburson rregullisht shpenzimet e punonjësve. Detyra jonë është të zbulojmë se për çfarë shpenzojmë më shumë dhe të kuptojmë se si mund t'i reduktojmë këto kosto me 80% duke përdorur një analizë të shpejtë Pareto. Ne mund të zbulojmë se cilat kosto përbëjnë 80% të rimbursimeve dhe të parandalojmë kostot e larta në të ardhmen duke ndryshuar politikën për të përdorur çmimet e shitjes me shumicë dhe për të diskutuar kostot e punonjësve.

Pjesa e parë: Përgatitni të dhënat për grafikun Pareto

1. Organizoni të dhënat tuaja. Në tabelën tonë, janë 6 kategori të kompensimit në para dhe shumave të kërkuara nga punonjësit.
2. Renditni të dhënat në rend zbritës. Kontrolloni nëse kolonat janë zgjedhur А и Вpër të renditur saktë.
3. Shuma e kolonës Sasia (numri i shpenzimeve) llogaritet duke përdorur funksionin SUM (SHUMË). Në shembullin tonë, për të marrë shumën totale, duhet të shtoni qelizat nga V3 në V8.

hotkeys: Për të përmbledhur një sërë vlerash, zgjidhni një qelizë B9 dhe shtypni Alt+=. Shuma totale do të jetë 12250 dollarë.

3. 
4. Krijo një kolonë Shuma kumulative (shuma kumulative). Le të fillojmë me vlerën e parë $ 3750 në qeli B3. Çdo vlerë bazohet në vlerën e qelizës së mëparshme. Në një qeli C4 lloj =C3+B4 dhe shtypni Shkruani.
5. Për të plotësuar automatikisht qelizat e mbetura në një kolonë, klikoni dy herë në dorezën e plotësimit automatik.
6. Tjetra, krijoni një kolonë % kumulative (përqindja kumulative). Për të mbushur këtë kolonë, mund të përdorni shumën e diapazonit Sasia dhe vlerat nga kolona Shuma kumulative. Në shiritin e formulës për një qelizë D3 të hyjë =C3/$B$9 dhe shtypni Shkruani. Simboli $ krijon një referencë absolute të tillë që vlera e shumës (referenca e qelizës B9) nuk ndryshon kur kopjoni formulën poshtë.
7. Klikoni dy herë shënuesin e plotësimit automatik për të mbushur kolonën me një formulë ose klikoni shënuesin dhe tërhiqeni atë nëpër kolonën e të dhënave.
8. Tani gjithçka është gati për të filluar ndërtimin e grafikut Pareto!

Pjesa e dytë: Ndërtimi i një grafiku Pareto në Excel

1. Zgjidhni të dhënat (në shembullin tonë, qelizat nga A2 by D8).
2. shtyp Alt + F1 në tastierë për të krijuar automatikisht një grafik nga të dhënat e zgjedhura.
3. Klikoni me të djathtën në zonën e grafikut dhe nga menyja që shfaqet, klikoni Zgjidh të dhënat (Zgjidhni të dhënat). Do të shfaqet një kuti dialogu Zgjedhja e një burimi të dhënash (Zgjidhni Burimin e të Dhënave). Zgjidhni rreshtin Shuma kumulative dhe shtypni Heq (Hiq). Pastaj OK.
4. Klikoni në grafik dhe përdorni tastet me shigjeta në tastierën tuaj për të lëvizur midis elementeve të tij. Kur zgjidhet një rresht i të dhënave % kumulative, e cila tani përkon me boshtin e kategorisë (boshti horizontal), klikoni me të djathtën mbi të dhe zgjidhni Ndryshoni llojin e grafikut për një seri (Ndrysho llojin e serisë së grafikëve). Tani kjo seri e të dhënave është e vështirë për t'u parë, por e mundur.
5. Do të shfaqet një kuti dialogu Ndryshoni llojin e grafikut (Ndrysho llojin e grafikut), zgjidhni grafikun e linjës.
6. Pra, morëm një histogram dhe një grafik të vijës së sheshtë përgjatë boshtit horizontal. Për të treguar relievin e një grafiku me vijë, na duhet një bosht tjetër vertikal.
7. Klikoni me të djathtën në një rresht % kumulative dhe në menynë që shfaqet, klikoni Formati i serisë së të dhënave (Formatoni serinë e të dhënave). Do të shfaqet kutia e dialogut me të njëjtin emër.
8. Në seksion Opsionet e rreshtit (Opsionet e serisë) zgjidhni Boshti i vogël (Aksi sekondar) dhe shtypni butonin afër (Mbyll).
9. Do të shfaqet boshti i përqindjes dhe grafiku do të kthehet në një grafik Pareto të plotë! Tani mund të nxjerrim konkluzione: pjesa më e madhe e kostove janë tarifat e shkollimit (Tarifat e trajnimit), pajisjet (Iron) dhe shkrimi (furnizime zyre).

Me udhëzime hap pas hapi për konfigurimin dhe krijimin e një grafiku Pareto në Excel, provojeni në praktikë. Duke aplikuar analizën Pareto, ju mund të identifikoni problemet më të rëndësishme dhe të bëni një hap të rëndësishëm drejt zgjidhjes së tyre.