Nga një listë e të dhënave, plotësoni automatikisht në Excel

Shpesh, një përdorues i Excel përballet me nevojën për të mbushur qelizat me të dhëna të rregulluara në një sekuencë të caktuar logjike. Ose, për shembull, të bëni një parashikim se sa do të jetë vlera e një treguesi të caktuar në një moment të caktuar, nëse trendi aktual vazhdon. Tani nuk keni nevojë të dini dhjetëra formula për të gjithë këtë. Mjaftojnë disa klikime të mausit dhe problemi zgjidhet. E gjitha është falë plotësimit automatik.

Kjo veçori është e mahnitshme në komoditetin e saj. Për shembull, ju lejon të renditni shpejt muajt kalendarikë ose ta bëni atë në mënyrë që të shfaqet vetëm data 15 dhe dita e fundit e çdo muaji (për shembull, në raportet e kontabilitetit). 

Si mund të përfitoni nga kjo veçori e shkëlqyer?

Në këndin e poshtëm djathtas ka një katror, ​​duke e tërhequr atë, mund të vazhdoni serinë e vlerave në të cilat ka një model të caktuar. Për shembull, nëse dita e parë është e hënë, atëherë duke kryer këtë operacion të thjeshtë, mund të vendosni vlera në rreshtat e mëposhtëm: e martë, e mërkurë, e enjte, e premte etj.

Nëse ka një grup vlerash në një qelizë si 1,2,4, atëherë duke zgjedhur të gjitha dhe duke zvarritur kutinë poshtë, mund të vazhdoni serinë e numrave deri në 8, 16, 32, e kështu me radhë. Kjo ju lejon të reduktoni ndjeshëm kostot e kohës.

Në të njëjtën mënyrë, krijohet një listë me emrat e muajve.

Dhe kështu duket përdorimi i plotësimit automatik për një progresion aritmetik. Në shembullin tonë, ne përdorim dy qeliza me vlera 1,3, përkatësisht, dhe më pas plotësimi automatik vazhdon serinë e numrave. 

Për më tepër, pritja do të funksionojë edhe nëse numri është brenda tekstit. Për shembull, nëse shkruani "1 tremujor" dhe tërhiqni kutinë poshtë, merrni sa vijon.

Në fakt, këto janë të gjitha bazat që duhet të dini. Por nëse doni të zotëroni më profesionalisht aftësitë e punës me Excel, mund të njiheni me disa çipa dhe truke.

Duke përdorur listën e të dhënave të plotësimit automatik

Sigurisht, krijimi i një liste muajsh ose ditësh të javës nuk është gjithçka që mund të bëjë Excel. Le të themi se kemi një listë të qyteteve ku kompania jonë ka krijuar qendra shërbimi. Së pari ju duhet të shkruani listën e plotë në artikullin "Ndrysho listat", e cila mund të aksesohet përmes sekuencës së menysë Skedar – Opsione – Të avancuara – Të përgjithshme – Redakto listat.

Më pas, do të shfaqet një dritare me një listë të listave që futen automatikisht në Excel. 

Nuk ka shumë prej tyre këtu. Por ky keqkuptim mund të korrigjohet lehtësisht. Për ta bërë këtë, ekziston një dritare e djathtë në të cilën është shkruar sekuenca e saktë e vlerave uXNUMXbuXNUMXbi. Regjistrimi mund të bëhet në dy mënyra, si me presje ashtu edhe në kolonë. Nëse ka shumë të dhëna, ato mund të importohen. Në këtë mënyrë ju mund të kurseni shumë kohë.

Çfarë nevojitet për këtë? Së pari ju duhet të krijoni një listë qytetesh diku në dokument dhe më pas thjesht bëni një lidhje me të në fushën më poshtë.

Lista është krijuar tani dhe mund të përdoret për të plotësuar të gjitha qelizat e tjera.

Përveç listave në format teksti, Excel bën të mundur krijimin e sekuencave numerike, si dhe një listë datash të rregulluara sipas një modeli të caktuar. Që në fillim të këtij materiali u dha një nga mënyrat e përdorimit të tij, por ky është një nivel primitiv. Ju mund ta përdorni këtë mjet në mënyrë më fleksibël, si një ACE i vërtetë.

Së pari, ne zgjedhim vlerat e kërkuara të sekuencës (një ose më shumë) së bashku me pjesën e diapazonit që do të përdoret për listën. Më pas, gjejmë butonin "Mbush" në panelin e sipërm dhe në menunë që shfaqet, klikojmë në butonin "Përparimi".

Tjetra, shfaqet një dritare me cilësimet.

Në pjesën e majtë të saj ka butona radio me të cilët mund të vendosni vendndodhjen e sekuencës së ardhshme: me rreshta ose kolona. Në rastin e parë, lista do të zbresë, dhe në të dytën, do të shkojë djathtas. 

Menjëherë në të djathtë të cilësimit të vendndodhjes është një panel ku mund të zgjidhni llojin e sekuencës numerike. Ka disa opsione për të zgjedhur:

1. Aritmetike. Vlera në çdo qelizë tjetër është një numër i caktuar më i madh se ai i mëparshmi. Vlera e tij përcaktohet nga përmbajtja e fushës "Hapi".
2. Gjeometrike. Çdo vlerë pasuese është disa herë më e madhe se ajo e mëparshme. Sa saktësisht varet nga cili hap ka treguar përdoruesi.
3. Datat. Me këtë opsion, përdoruesi mund të krijojë një sekuencë datash. Nëse zgjidhni këtë lloj, aktivizohen cilësimet shtesë për njësinë matëse. Ato merren parasysh kur përpilohet sekuenca: dita, dita e punës, muaji, viti. Pra, nëse zgjidhni artikullin "ditë pune", atëherë fundjavat nuk do të përfshihen në listë. 
4. Plotëso automatikisht. Ky opsion është i ngjashëm me zvarritjen e këndit të poshtëm djathtas. Me fjalë të thjeshta, Excel vendos vetë nëse duhet të vazhdojë serinë e numrave ose është më mirë të bëjë një listë më të gjatë. Nëse paraprakisht specifikoni vlerat ​​​dhe 2, atëherë ato të ardhshme do të përmbajnë numrat 4, 6, e kështu me radhë. Nëse para kësaj plotësoni më shumë qeliza, atëherë do të përdoret funksioni "regresioni linear" (ky është një opsion shumë interesant që ju lejon të ndërtoni një parashikim bazuar në trendin ekzistues).

Në fund të kësaj kutie dialogu, siç mund ta shihni tashmë, ka dy opsione: madhësia e hapit, e diskutuar më lart, dhe vlera kufi.

Pasi të keni përfunduar të gjitha operacionet, duhet të shtypni butonin "OK". Në të njëjtën mënyrë, krijohet një listë e ditëve të punës për një periudhë të caktuar (për shembull, deri më 31.12.2020/XNUMX/XNUMX). Dhe përdoruesi nuk ka nevojë të bëjë një numër të madh lëvizjesh të panevojshme!

Kjo është e gjitha, konfigurimi ka përfunduar. Tani le të shohim disa metoda më profesionale të plotësimit automatik.

Duke përdorur miun

Kjo është mënyra më e përshtatshme për të plotësuar automatikisht, duke ju lejuar të kryeni në mënyrë elegante edhe operacionet më komplekse. Ka dy opsione se si mund të përdoret: duke përdorur butonin e majtë të miut ose të djathtën. Për shembull, detyra është të bëni një listë të numrave të renditur në rend rritës, ku çdo vlerë tjetër rritet me një. Zakonisht, për këtë, një njësi futet në qelizën e parë, dhe një deuce në të dytën, pas së cilës ata tërhiqen kutinë në këndin e poshtëm të djathtë. Por është e mundur të arrihet ky qëllim me një metodë tjetër - thjesht duke plotësuar qelizën e parë. Pastaj duhet ta tërhiqni poshtë nga këndi i poshtëm i djathtë. Pas kësaj, do të shfaqet një buton në formën e një sheshi. Duhet të klikoni mbi të dhe të zgjidhni artikullin "Mbush".

Mund të përdorni gjithashtu funksionin "Plotësoni vetëm formatet", me të cilin mund të zgjeroni vetëm formatet e qelizave.

Por ekziston një metodë më e shpejtë: mbajtja e butonit Ctrl ndërsa zvarritet paralelisht qeliza.

Vërtetë, është i përshtatshëm vetëm për sekuencat automatike të numrave. Nëse përpiqeni ta tërheqni këtë mashtrim me të dhëna të një lloji tjetër, atëherë vlerat uXNUMXbuXNUMXb thjesht do të kopjohen në qelizat e mëposhtme.

Ekziston një mënyrë për të shpejtuar thirrjen e menysë së kontekstit. Për ta bërë këtë, tërhiqni kutinë duke mbajtur butonin e djathtë të miut.

Pastaj do të shfaqet një grup komandash. Pra, mund të thërrisni një kuti dialogu me cilësime shtesë të plotësimit automatik duke klikuar në artikullin e menysë "Përparimi". Por ka një kufizim. Gjatësia maksimale e sekuencës në këtë rast do të kufizohet në qelizën e fundit.

Në mënyrë që plotësimi automatik të kryhet deri në vlerën e kërkuar (një numër ose datë specifike), duhet të shtypni butonin e djathtë të miut, pasi e keni drejtuar më parë kursorin në kuti dhe tërhiqni shënuesin poshtë. Kursori më pas kthehet. Dhe hapi i fundit është lëshimi i miut. Si rezultat, do të shfaqet një meny konteksti me cilësimet e plotësimit automatik. Zgjidhni një progresion. Këtu zgjidhet vetëm një qelizë, kështu që duhet të specifikoni të gjithë parametrat e plotësimit automatik në cilësimet: drejtimin, hapin, vlerën kufi dhe shtypni butonin OK.

Një funksion veçanërisht interesant i Excel-it është përafrimi linear dhe eksponencial. Bën të mundur ndërtimin e një parashikimi se si do të ndryshojnë vlerat, bazuar në modelin ekzistues. Si rregull, për të bërë një parashikim, duhet të përdorni funksione të veçanta Excel ose të kryeni llogaritjet komplekse, në të cilat zëvendësohen vlerat e ndryshores së pavarur. Është shumë më e lehtë për të demonstruar këtë shembull në praktikë.

Për shembull, ekziston një dinamikë e një treguesi, vlera e të cilit rritet me të njëjtin numër çdo periudhë. 

Është shumë më e lehtë të kuptosh se si parashikohen vlerat me një prirje lineare (kur çdo tregues tjetër rritet ose zvogëlohet me një vlerë të caktuar). Funksionet standarde të Excel janë të përshtatshme për këtë, por është më mirë të vizatoni një grafik që shfaq vijën e prirjes, ekuacionin e funksionit dhe vlerën e pritur për qartësi më të madhe.

Për të zbuluar se cili do të jetë treguesi i parashikuar në terma numerikë, kur llogaritni, duhet të merrni si bazë ekuacionin e regresionit (ose të përdorni drejtpërdrejt formulat e integruara në Excel). Si rezultat, do të ketë shumë veprime që jo të gjithë mund t'i kuptojnë menjëherë. 

Por regresioni linear ju lejon të braktisni plotësisht formulat komplekse dhe komplotet. Thjesht përdorni plotësimin automatik. Përdoruesi merr një sërë të dhënash mbi bazën e të cilave bëhet një parashikim. Ky grup qelizash zgjidhet, pastaj shtypet butoni i djathtë i miut, të cilin ju duhet të tërhiqni diapazonin me numrin e kërkuar të qelizave (në varësi të distancës së pikës në të ardhmen për të cilën llogaritet vlera e parashikuar). Do të shfaqet një meny konteksti, ku duhet të zgjidhni artikullin "Përafrimi linear". Kjo është e gjitha, merret një parashikim që nuk kërkon aftësi të veçanta matematikore, vizatime apo nxjerrje formulash.

Nëse treguesit rriten gjatë çdo periudhe kohore me një përqindje të caktuar, atëherë flasim për rritje eksponenciale. Për shembull, parashikimi i dinamikës së një epidemie ose parashikimi i interesit për një depozitë bankare bazohet pikërisht në një model të tillë.

Nuk ka metodë më efektive për parashikimin e rritjes eksponenciale sesa ajo që kemi përshkruar.

Përdorimi i miut për të plotësuar automatikisht datat

Shpesh është e nevojshme të rritet lista tashmë ekzistuese e datave. Për ta bërë këtë, merret një datë dhe tërhiqet zvarrë nga këndi i poshtëm i djathtë me butonin e majtë të miut. Shfaqet një ikonë katrore, ku mund të zgjidhni mënyrën e mbushjes.

Për shembull, nëse një kontabilist përdor një spreadsheet, opsioni "ditët e javës" do t'i përshtatet atij. Gjithashtu, ky artikull do t'i nevojitet çdo specialisti tjetër që duhet të bëjë plane ditore, për shembull, HR.

Dhe këtu është një opsion tjetër, si të zbatoni mbushjen automatike të datave me miun. Për shembull, një kompani duhet të paguajë pagat në datën 15 dhe ditën e fundit të muajit. Tjetra, duhet të futni dy data, t'i shtrini ato dhe të zgjidhni metodën e mbushjes "me muaj". Kjo mund të bëhet ose duke klikuar butonin e majtë të miut në katrorin në këndin e poshtëm djathtas, ose duke përdorur butonin e djathtë, e ndjekur nga një thirrje automatike në menunë e kontekstit.

E rëndësishme! Mbetet 15 pavaresisht muajit dhe i fundit eshte automatik.

Me butonin e djathtë të miut mund të rregulloni përparimin. Për shembull, bëni një listë të ditëve të punës këtë vit, të cilat do të jenë ende deri më 31 dhjetor. Nëse përdorni plotësimin automatik me butonin e djathtë të miut ose përmes menysë, e cila mund të aksesohet përmes katrorit, atëherë ekziston një opsion "Plotësimi i menjëhershëm". Për herë të parë, zhvilluesit e kanë ofruar këtë veçori në Excel 2013. Është e nevojshme që qelizat të plotësohen sipas një modeli të caktuar. Kjo do t'ju mundësojë të kurseni shumë kohë.

Konkluzione

Në fakt, kjo është e gjitha. Kompletimi automatik është një veçori shumë e dobishme që ju ndihmon të automatizoni shumë flukse pune dhe të bëni parashikime bazuar në modele. Nuk kërkohen formula apo llogaritje shtesë. Mjafton të shtypni disa butona dhe rezultatet do të shfaqen si me magji.