Le të themi se po drejtoni disa projekte me buxhete të ndryshme dhe dëshironi të vizualizoni kostot tuaja për secilën prej tyre. Kjo është, nga kjo tabelë burimore:
.. merrni diçka si kjo:
Me fjalë të tjera, ju duhet të shpërndani buxhetin në ditët e secilit projekt dhe të merrni një version të thjeshtuar të grafikut Gantt të projektit. Bërja e kësaj me duart tuaja është e gjatë dhe e mërzitshme, makro-të janë të vështira, por Power Query për Excel në një situatë të tillë tregon fuqinë e saj në të gjithë lavdinë e saj.
Kërkesa e energjisë është një shtesë nga Microsoft që mund të importojë të dhëna në Excel nga pothuajse çdo burim dhe më pas t'i transformojë ato në një mori mënyrash të ndryshme. Në Excel 2016, kjo shtesë është tashmë e integruar si parazgjedhje, dhe për Excel 2010-2013 mund të shkarkohet nga faqja e internetit e Microsoft dhe më pas të instalohet në kompjuterin tuaj.
Së pari, le ta kthejmë tabelën tonë origjinale në një tabelë "të zgjuar" duke zgjedhur komandën Formatoni si tabelë tab Fillimi (Shtëpia - Formatoni si tabelë) ose duke shtypur shkurtoren e tastierës Ctrl+T :
Pastaj shkoni te skeda Data (nëse keni Excel 2016) ose në skedën Kërkesa e energjisë (nëse keni Excel 2010-2013 dhe keni instaluar Power Query si një shtesë të veçantë) dhe klikoni butonin Nga Tabela / Gama. :
Tabela jonë inteligjente ngarkohet në redaktuesin e pyetjeve të Power Query, ku hapi i parë është konfigurimi i formateve të numrave për secilën kolonë duke përdorur pikat rënëse në kokën e tabelës:
Për të llogaritur buxhetin në ditë, duhet të llogaritni kohëzgjatjen e secilit projekt. Për ta bërë këtë, zgjidhni (mbani të shtypur tastin Ctrl) kolona e parë Fund, Dhe pastaj fillim dhe zgjidhni një ekip Shtoni kolonën – Data – Zbrisni ditët (Shto kolonën - Data - Zbris ditët):
Numrat që rezultojnë janë 1 më pak se sa duhet, sepse supozohet të fillojmë çdo projekt në ditën e parë në mëngjes dhe të përfundojmë ditën e fundit në mbrëmje. Prandaj, zgjidhni kolonën që rezulton dhe shtoni një njësi në të duke përdorur komandën Transformo – Standard – Shto (Transformo — Standard — Shto):
Tani le të shtojmë një kolonë ku llogarisim buxhetin në ditë. Për ta bërë këtë, në skedën Shto kolonën Unë nuk luaj Kolona e personalizuar (Kollona e personalizuar) dhe në dritaren që shfaqet, shkruani emrin e fushës së re dhe formulën e llogaritjes, duke përdorur emrat e kolonave nga lista:
Tani momenti më delikat – ne krijojmë një kolonë tjetër të llogaritur me një listë datash nga fillimi në fund me një hap prej 1 dite. Për ta bërë këtë, përsëri shtypni butonin Kolona e personalizuar (Kollona e personalizuar) dhe përdorni gjuhën e integruar të Power Query M, e cila quhet Lista.Datat:
Ky funksion ka tre argumente:
- data e fillimit - në rastin tonë, ajo është marrë nga kolona fillim
- numri i datave që do të gjenerohen - në rastin tonë, ky është numri i ditëve për çdo projekt, të cilin e kemi numëruar më parë në kolonë Zbritja
- hapi kohor – i vendosur sipas dizajnit #kohëzgjatja (1,0,0,0), që do të thotë në gjuhën e M - një ditë, zero orë, zero minuta, zero sekonda.
Pas klikimit OK marrim një listë (Listë) datash, e cila mund të zgjerohet në rreshta të rinj duke përdorur butonin në kokën e tabelës:
… dhe marrim:
Tani gjithçka që mbetet është të shembet tabela, duke përdorur datat e gjeneruara si emra për kolonat e reja. Ekipi është përgjegjës për këtë. Kolona e detajeve (Kollona kryesore) tab Kthej (Transformo):
Pas klikimit OK ne marrim një rezultat shumë afër atij të dëshiruar:
Null është, në këtë rast, një analog i një qelize boshe në Excel.
Mbetet për të hequr kolonat e panevojshme dhe për të shkarkuar tabelën që rezulton pranë të dhënave origjinale me komandën Mbyll dhe ngarko – Mbyll dhe ngarko në… (Mbyll & Ngarko - Mbylle & Ngarko në…) tab Fillimi (Shtëpi):
Ne marrim si rezultat:
Për bukuri më të madhe, mund të personalizoni pamjen e tabelave inteligjente që rezultojnë në skedë konstruktor (Dizajn): vendosni një stil të vetëm ngjyrash, çaktivizoni butonat e filtrit, aktivizoni totalet, etj. Për më tepër, mund të zgjidhni një tabelë me data dhe të aktivizoni theksimin e numrave për të duke përdorur formatimin e kushtëzuar në skedën Faqja kryesore — Formatimi i kushtëzuar — Shkallët e ngjyrave (Shtëpia - Formatimi i kushtëzuar - Shkallët e ngjyrave):
Dhe pjesa më e mirë është se në të ardhmen mund të redaktoni me siguri të vjetrat ose të shtoni projekte të reja në tabelën origjinale, dhe më pas të përditësoni tabelën e duhur me datat me butonin e djathtë të miut – dhe Power Query do të përsërisë të gjitha veprimet që kemi bërë automatikisht .
Voila!
- Grafiku Gantt në Excel duke përdorur formatimin e kushtëzuar
- Kalendari historik i projektit
- Gjenerimi i rreshtave të dyfishta me Power Query