Si të krijoni një grafik Gantt në Excel?

Përmbajtje

Çfarë është Grafiku Gantt?
Si të krijoni një grafik Gantt në Excel 2010, 2007 dhe 2013
Modeli i grafikut Gantt në Excel

Nëse do t'ju kërkohet të emërtoni tre komponentët më të rëndësishëm të Microsoft Excel, cilët do të emërtoni? Me shumë mundësi, fletët në të cilat futen të dhënat, formulat që përdoren për të kryer llogaritjet dhe grafikët me të cilat mund të paraqiten grafikisht të dhënat e një natyre të ndryshme.

Jam i sigurt se çdo përdorues i Excel e di se çfarë është një grafik dhe si ta krijojë atë. Megjithatë, ekziston një lloj grafiku që është i mbuluar me errësirë për shumë - Grafiku Gantt. Ky udhëzues i shpejtë do të shpjegojë veçoritë kryesore të një grafiku Gantt, do t'ju tregojë se si të bëni një grafik të thjeshtë Gantt në Excel, do t'ju tregojë se ku të shkarkoni shabllone të avancuara të grafikut Gantt dhe si të përdorni shërbimin në internet të Menaxhimit të Projekteve për të krijuar grafikët Gantt.

Çfarë është Grafiku Gantt?

Grafiku Gantt emëruar pas Henry Gantt, një inxhinier dhe konsulent menaxhimi amerikan, i cili doli me diagramin në vitin 1910. Grafiku Gantt në Excel përfaqëson projektet ose detyrat si një kaskadë me diagrame horizontale. Grafiku Gantt tregon strukturën e zbërthyer të projektit (datat e fillimit dhe përfundimit, marrëdhëniet e ndryshme midis detyrave brenda projektit) dhe kështu ndihmon për të kontrolluar ekzekutimin e detyrave në kohë dhe sipas standardeve të synuara.

Si të krijoni një grafik Gantt në Excel 2010, 2007 dhe 2013

Fatkeqësisht, Microsoft Excel nuk ofron një model të integruar të grafikut Gantt. Sidoqoftë, mund ta krijoni shpejt një vetë duke përdorur funksionalitetin e grafikut me shirita dhe pak formatim.

Ndiqni këto hapa me kujdes dhe do të duhen jo më shumë se 3 minuta për të krijuar një grafik të thjeshtë Gantt. Në shembujt tanë, ne po krijojmë një grafik Gantt në Excel 2010, por e njëjta gjë mund të bëhet në Excel 2007 dhe 2013.

Hapi 1. Krijoni një tabelë projekti

Para së gjithash, ne do t'i fusim të dhënat e projektit në një fletë Excel. Shkruani secilën detyrë në një rresht të veçantë dhe ndërtoni një plan të ndarjes së projektit duke specifikuar data e fillimit (Data e fillimit), diplomim (data e përfundimit) dhe kohëzgjatje (Kohëzgjatja), domethënë numri i ditëve që duhen për të përfunduar detyrën.

Këshillë: Vetëm kolonat nevojiten për të krijuar një grafik Gantt Data e fillimit и Kohëzgjatje. Megjithatë, nëse krijoni edhe një kolonë Data e përfundimit, atëherë mund të llogarisni kohëzgjatjen e detyrës duke përdorur një formulë të thjeshtë, siç shihet në figurën më poshtë:

Hapi 2. Ndërtoni një grafik me shirita të rregullt të Excel bazuar në bazën e të dhënave të kolonës "Data e fillimit".

Filloni të ndërtoni një grafik Gantt në Excel duke krijuar një të thjeshtë grafik me shtylla të grumbulluara:

Theksoni një gamë Filloni Datat së bashku me titullin e kolonës, në shembullin tonë është B1:B11. Është e nevojshme të zgjidhni vetëm qelizat me të dhëna, dhe jo të gjithë kolonën e fletës.
Në skedën Avancuar Fut (Fut) nën Grafikët, klikoni Fut grafikun me shtylla (Bar).
Në menynë që hapet, në grup vendosi (2-D Bar) klikoni Drejtuar Stacked (Shirti i stivosur).

Si rezultat, grafiku i mëposhtëm duhet të shfaqet në fletë:

Shënim: Disa nga udhëzimet e tjera për krijimin e grafikëve Gantt sugjerojnë që fillimisht të krijoni një grafik me shirita bosh dhe më pas ta plotësoni me të dhëna, siç do të bëjmë në hapin tjetër. Por unë mendoj se metoda e treguar është më e mirë sepse Microsoft Excel do të shtojë automatikisht një rresht të dhënash dhe në këtë mënyrë do të kursejmë pak kohë.

Hapi 3: Shtoni të dhënat e kohëzgjatjes në grafik

Më pas, ne duhet të shtojmë një seri më shumë të dhënash në grafikun tonë të ardhshëm Gantt.

Klikoni me të djathtën kudo në diagram dhe në menunë e kontekstit kliko Zgjidh të dhënat (Zgjidhni të dhënat). Do të hapet një kuti dialogu Zgjedhja e një burimi të dhënash (Zgjidhni Burimin e të Dhënave). Siç mund ta shihni në figurën më poshtë, të dhënat e kolonës Data e Fillimit shtuar tashmë në fushë Artikujt e legjendës (rreshtat) (Hyrjet e legjendave (Seria). Tani ju duhet të shtoni të dhënat e kolonës këtu Kohëzgjatje.
Klikoni butonin Shtoj (Shto) për të zgjedhur të dhëna shtesë (Kohëzgjatja) për t'u shfaqur në grafikun Gantt.
Në dritaren e hapur Ndryshimi i rreshtit (Redakto serinë) bëj këtë:
- në Emri i rreshtit (Emri i serisë) shkruani "Kohëzgjatja" ose çdo emër tjetër që dëshironi. Ose mund ta vendosni kursorin në këtë fushë dhe më pas të klikoni në titullin e kolonës përkatëse në tabelë - titulli që klikohet do të shtohet si emër i serisë për grafikun Gantt.
- Klikoni ikonën e përzgjedhjes së diapazonit pranë fushës vlerat (Vlerat e serisë).
Dritarja e dialogut Ndryshimi i rreshtit (Redakto serinë) do të ulet. Theksoni të dhënat në një kolonë Kohëzgjatjeduke klikuar në qelizën e parë (në rastin tonë është D2) dhe zvarritet në qelizën e fundit të të dhënave (D11). Sigurohuni që të mos zgjidhni aksidentalisht një titull ose ndonjë qelizë boshe.
Shtypni përsëri ikonën e përzgjedhjes së diapazonit. Dritarja e dialogut Ndryshimi i rreshtit (Redakto serinë) do të zgjerohet përsëri dhe do të shfaqen fushat Emri i rreshtit (Emri i serisë) и vlerat (Vlerat e serisë). Klikoni OK.
Ne do të kthehemi përsëri në dritare Zgjedhja e një burimi të dhënash (Zgjidhni Burimin e të Dhënave). Tani në fushë Artikujt e legjendës (rreshtat) (Hyrjet e legjendave (Seria) shohim një seri Data e Fillimit dhe një numër Kohëzgjatje. Thjesht klikoni OK, dhe të dhënat do të shtohen në grafik.

Diagrami duhet të duket diçka si kjo:

Hapi 4: Shtoni përshkrimet e detyrave në grafikun Gantt

Tani duhet të shfaqni një listë detyrash në anën e majtë të diagramit në vend të numrave.

Klikoni me të djathtën kudo në zonën e vizatimit (zona me vija blu dhe portokalli) dhe në menynë që shfaqet, klikoni Zgjidh të dhënat (Zgjidhni Të dhënat) për të rishfaqur kutinë e dialogut Zgjedhja e një burimi të dhënash (Zgjidhni Burimin e të Dhënave).
Në zonën e majtë të kutisë së dialogut, zgjidhni Data e Fillimit Dhe klikoni Ndryshim (Redakto) në zonën e djathtë të dritares me titull Etiketat (kategoritë) e boshteve horizontale (Etiketat e boshteve horizontale (kategoria).
Do të hapet një kuti e vogël dialogu Etiketat e boshteve (Etiketat e boshtit). Tani ju duhet të zgjidhni detyrat në të njëjtën mënyrë si në hapin e mëparshëm që zgjodhëm të dhënat për kohëzgjatjen e detyrave (kolona Kohëzgjatja) - klikoni në ikonën e përzgjedhjes së diapazonit, pastaj klikoni në detyrën e parë në tabelë dhe tërhiqni përzgjedhjen me miun deri në detyrën e fundit. Mos harroni se titulli i kolonës nuk duhet të theksohet. Pasi ta keni bërë këtë, klikoni përsëri ikonën e përzgjedhjes së diapazonit për të shfaqur kutinë e dialogut.
Trokit dy herë OKpër të mbyllur të gjitha kutitë e dialogut.
Fshini legjendën e grafikut - kliko me të djathtën mbi të dhe kliko në menunë e kontekstit Heq (Fshi).

Në këtë pikë, grafiku Gantt duhet të ketë përshkrimet e detyrave në anën e majtë dhe të duket diçka si kjo:

Hapi 5: Konvertimi i një grafiku me shirita në një grafik Gantt

Në këtë fazë, grafiku ynë është ende një grafik me shtylla të grumbulluara. Për ta bërë atë të duket si një grafik Gantt, duhet ta formatoni saktë. Detyra jonë është të heqim vijat blu në mënyrë që vetëm pjesët portokalli të grafikëve, të cilat përfaqësojnë detyrat e projektit, të mbeten të dukshme. Teknikisht, ne nuk do t'i heqim vijat blu, thjesht do t'i bëjmë ato transparente dhe për këtë arsye të padukshme.

Klikoni në çdo vijë blu në grafikun Gantt dhe do të zgjidhen të gjitha. Klikoni me të djathtën mbi përzgjedhjen dhe në menunë e kontekstit kliko Formati i serisë së të dhënave (Formatoni serinë e të dhënave).
Në kutinë e dialogut që shfaqet, bëni sa më poshtë:
- Në seksion Mbush (Plotësoni) zgjidhni Nuk ka mbushje (Pa mbushje).
- Në seksion Kufi (Ngjyra e kufirit) zgjidhni asnjë rresht (Pa Linjë).

Shënim: Mos e mbyllni këtë kuti dialogu, do t'ju duhet përsëri në hapin tjetër.

Detyrat në grafikun Gantt që ndërtuam në Excel janë në rend të kundërt. Ne do ta rregullojmë atë në një moment. Klikoni në listën e detyrave në anën e majtë të grafikut Gantt për të theksuar boshtin e kategorisë. Do të hapet një kuti dialogu Formati i boshtit (Aksi i formatit). Në kapitull Parametrat e boshtit (Opsionet e boshtit) kontrolloni kutinë Rendi i kundërt i kategorive (Kategoritë në rend të kundërt), më pas mbyllni dritaren për të ruajtur ndryshimet tuaja. Si rezultat i ndryshimeve që sapo bëmë:
- Detyrat në grafikun Gantt janë në rendin e duhur.
- Datat në boshtin horizontal kanë lëvizur nga fundi në krye të grafikut.

Grafiku bëhet i ngjashëm me një grafik të rregullt Gantt, apo jo? Për shembull, grafiku im Gantt tani duket si ky:

Hapi 6. Përshtatja e Dizajnit të Grafikut Gantt në Excel

Grafiku Gantt tashmë po merr formë, por ju mund të shtoni disa prekje të tjera për ta bërë atë me të vërtetë elegant.

1. Hiqni hapësirën boshe në anën e majtë të grafikut Gantt

Kur ndërtonim një grafik Gantt, ne futëm shirita blu në fillim të grafikut për të treguar datën e fillimit. Tani boshllëku që mbetet në vendin e tyre mund të hiqet dhe shiritat e detyrave mund të zhvendosen në të majtë, më afër boshtit vertikal.

Klikoni me të djathtën në vlerën e kolonës së parë Data e Fillimit në tabelën me të dhënat burimore, në menynë e kontekstit zgjidhni Formati i qelizës > Numër > i përgjithshëm (Formatoni qelizat > Numri > Të përgjithshme). Mësoni përmendësh numrin që shihni në fushë Mostër (Shembull) është paraqitja numerike e datës. Në rastin tim ky numër 41730. Siç e dini, Excel i ruan datat si numra të barabartë me numrin e ditëve datë 1 janar 1900 para kësaj date (ku 1 janar 1900 = 1). Nuk keni nevojë të bëni ndonjë ndryshim këtu, thjesht klikoni anulim (Anulo).
Në grafikun Gantt, klikoni në çdo datë mbi grafikun. Një klikim do të zgjedhë të gjitha datat, pastaj kliko me të djathtën mbi to dhe në menunë e kontekstit kliko Formati i boshtit (Aksi i formatit).
Në meny Parameters aks (Opsionet e boshtit) ndryshoni opsionin minimum (Minimumi) aktiv Numër (I rregulluar) dhe futni numrin që ju kujtua në hapin e mëparshëm.

2. Rregulloni numrin e datave në boshtin e grafikut Gantt

Këtu, në kutinë e dialogut Formati i boshtit (Format Axis) që u hap në hapin e mëparshëm, ndryshoni parametrat Ndarjet kryesore (Major i bashkuar) и Ndarjet e ndërmjetme (njësi e vogël) e Numër (Fiks) dhe futni vlerat e dëshiruara për intervalet në bosht. Zakonisht, sa më të shkurtër të jenë kornizat kohore të detyrave në projekt, aq më i vogël nevojitet hapi i ndarjes në boshtin kohor. Për shembull, nëse dëshironi të shfaqni çdo datë të dytë, atëherë futni 2 për parametrin Ndarjet kryesore (njësia kryesore). Cilat cilësime bëra - mund ta shihni në foton më poshtë:

Këshillë: Luani me cilësimet derisa të merrni rezultatin e dëshiruar. Mos kini frikë të bëni diçka të gabuar, gjithmonë mund të ktheheni në cilësimet e paracaktuara duke vendosur opsionet në Automatikisht (Auto) në Excel 2010 dhe 2007 ose duke klikuar Reset (Rivendos) në Excel 2013.

3. Hiqni hapësirën shtesë boshe midis vijave

Rregulloni shiritat e detyrave në tabelë në mënyrë më kompakte dhe grafiku Gantt do të duket edhe më i mirë.

Zgjidhni shiritat portokalli të grafikëve duke klikuar në njërën prej tyre me butonin e majtë të miut, më pas kliko me të djathtën mbi të dhe në menynë që shfaqet kliko Formati i serisë së të dhënave (Formatoni serinë e të dhënave).
Në kutinë e dialogut Formati i serisë së të dhënave (Format Data Series) vendos parametrin në rreshta të mbivendosur (Rivendosja e serisë) vlera 100% (rrëshqitësi u zhvendos deri në të djathtë) dhe për parametrin Hapësira anësore (Gjerësia e hendekut) vlera 0% ose pothuajse 0% (rrëshqitëse deri në fund ose pothuajse deri në të majtë).

Dhe këtu është rezultati i përpjekjeve tona - një grafik Gantt i thjeshtë por mjaft i saktë në Excel:

Mos harroni se një grafik Excel i krijuar në këtë mënyrë është shumë afër një grafiku të vërtetë Gantt, duke ruajtur të gjithë komoditetin e grafikëve të Excel:

Grafiku Gantt në Excel do të ndryshojë përmasat kur shtohen ose hiqen detyrat.
Ndryshoni datën e fillimit të detyrës (Data e fillimit) ose kohëzgjatjen e saj (Kohëzgjatja) dhe orari do të pasqyrojë menjëherë ndryshimet e bëra.
Grafiku Gantt i krijuar në Excel mund të ruhet si imazh ose të konvertohet në formatin HTML dhe të publikohet në internet.

KËSHILLË:

Personalizoni pamjen e grafikut tuaj Gantt duke ndryshuar opsionet e mbushjes, kufijtë, hijet dhe madje duke përdorur efekte 3D. Të gjitha këto opsione janë të disponueshme në kutinë e dialogut. Formati i serisë së të dhënave (Formatoni serinë e të dhënave). Për të thirrur këtë dritare, kliko me të djathtën në shiritin e grafikut në zonën e vizatimit të grafikut dhe në menunë e kontekstit kliko Formati i serisë së të dhënave (Formatoni serinë e të dhënave).
Nëse stili i dizajnit i krijuar është i këndshëm për syrin, atëherë një tabelë e tillë Gantt mund të ruhet në Excel si një shabllon dhe të përdoret në të ardhmen. Për ta bërë këtë, klikoni në diagram, hapni skedën konstruktor (Dizajni) dhe shtypni Ruaje si shabllon (Ruaj si shabllon).

Shkarkoni mostrën e grafikut Gantt

Modeli i grafikut Gantt në Excel

Siç mund ta shihni, ndërtimi i një grafiku të thjeshtë Gantt në Excel nuk është aspak i vështirë. Por, çka nëse kërkohet një grafik Gantt më kompleks, në të cilin hija e detyrës varet nga përqindja e përfundimit të saj dhe momentet e projektit tregohen me vija vertikale? Sigurisht, nëse jeni një nga ato krijesat e rralla dhe misterioze që ne i quajmë me respekt Guru të Excel, atëherë mund të përpiqeni ta bëni vetë një diagram të tillë.

Sidoqoftë, do të jetë më i shpejtë dhe më i lehtë përdorimi i shablloneve të grafikëve Gantt të përgatitur paraprakisht në Excel. Më poshtë është një përmbledhje e shkurtër e disa modeleve të grafikëve Gantt të menaxhimit të projekteve për versione të ndryshme të Microsoft Excel.

Modeli i grafikut Gantt të Microsoft Excel 2013

Ky shabllon i grafikut Gantt për Excel quhet Planifikuesi i Projektit (Planifikues i projektit Gantt). Është krijuar për të gjurmuar progresin e projektit kundrejt metrikave të ndryshme si p.sh Fillimi i planifikuar (Plani i fillimit) и fillimi aktual (Fillimi aktual), Kohëzgjatja e planifikuar (Kohëzgjatja e planit) и Kohëzgjatja aktuale (Kohëzgjatja aktuale), si dhe Përqindja e përfunduar (Përqindja e përfunduar).

Në Excel 2013, ky shabllon është i disponueshëm në skedën Skedar (Skedari) në dritare Krijo (I ri). Nëse nuk ka shabllon në këtë seksion, mund ta shkarkoni nga faqja e internetit e Microsoft. Nuk kërkohen njohuri shtesë për të përdorur këtë shabllon - klikoni mbi të dhe filloni.

Grafiku i shablloneve në internet Ganta

Smartsheet.com ofron një ndërtues interaktiv në internet Gantt Chart. Ky model grafiku Gantt është po aq i thjeshtë dhe i gatshëm për t'u përdorur sa ai i mëparshmi. Shërbimi ofron një provë falas 30-ditore, prandaj mos ngurroni të regjistroheni me llogarinë tuaj Google dhe të filloni të krijoni grafikun tuaj të parë Gantt menjëherë.

Procesi është shumë i thjeshtë: në tabelën në të majtë, futni detajet e projektit tuaj dhe ndërsa tabela plotësohet, krijohet një grafik Gantt në të djathtë.

Modelet e grafikëve Gantt për Excel, Google Sheets dhe OpenOffice Calc

Në vertex42.com mund të gjeni shabllone grafikësh Gantt falas për Excel 2003, 2007, 2010 dhe 2013 që do të funksionojnë gjithashtu me OpenOffice Calc dhe Google Sheets. Ju mund të punoni me këto shabllone ashtu si do të punoni me çdo tabelë të zakonshme të Excel. Thjesht vendosni datën e fillimit dhe kohëzgjatjen për secilën detyrë dhe futni % e përfunduar në kolonë % e përfunduar. Për të ndryshuar diapazonin e datave të treguar në zonën e grafikut Gantt, lëvizni rrëshqitësin në shiritin e lëvizjes.

Dhe së fundi, një tjetër model grafiku Gantt në Excel për shqyrtimin tuaj.

Modeli i Grafikut Gantt të Menaxherit të Projektit

Një tjetër shabllon grafik Gantt falas ofrohet në profesionalexcel.com dhe quhet "Project Manager Gantt Chart". Në këtë shabllon, është e mundur të zgjidhni një pamje (ditore ose standarde javore), në varësi të kohëzgjatjes së detyrave të gjurmuara.

Shpresoj që të paktën një nga modelet e propozuara të grafikut Gantt t'i përshtatet nevojave tuaja. Nëse jo, mund të gjeni një larmi të madhe modelesh të ndryshme grafikësh Gantt në internet.

Tani që i dini tiparet kryesore të grafikut Gantt, mund të vazhdoni ta mësoni atë dhe të mësoni se si të krijoni grafikët tuaj komplekse Gantt në Excel për të befasuar shefin tuaj dhe të gjithë kolegët tuaj 🙂