Përmbajtje
Shumë procese biznesi (dhe madje edhe biznese të tëra) në këtë jetë përfshijnë përmbushjen e porosive nga një numër i kufizuar interpretuesish brenda një afati të caktuar. Planifikimi në raste të tilla ndodh, siç thonë ata, "nga kalendari" dhe shpesh lind nevoja për të transferuar ngjarjet e planifikuara në të (porositë, takimet, dërgesat) në Microsoft Excel - për analiza të mëtejshme sipas formulave, tabelave kryesore, grafikëve, etj.
Sigurisht, unë do të doja të zbatoja një transferim të tillë jo me kopjim të trashë (që thjesht nuk është i vështirë), por me azhurnim automatik të të dhënave, në mënyrë që në të ardhmen të gjitha ndryshimet e bëra në kalendar dhe porositë e reja në fluturim të shfaqen në Excel. Ju mund ta zbatoni një import të tillë brenda pak minutash duke përdorur shtesën Power Query të integruar në Microsoft Excel, duke filluar nga versioni 2016 (për Excel 2010-2013, ai mund të shkarkohet nga faqja e internetit e Microsoft dhe të instalohet veçmas nga lidhja) .
Supozoni se ne përdorim Kalendarin Google falas për planifikim, në të cilin unë, për lehtësi, krijova një kalendar të veçantë (butonin me një shenjë plus në këndin e poshtëm djathtas pranë Kalendarët e tjerë) me titull Punë. Këtu futim të gjitha porositë që duhet të plotësohen dhe t'u dorëzohen klientëve në adresat e tyre:
Duke klikuar dy herë çdo porosi, mund të shikoni ose modifikoni detajet e tij:
Vini re se:
- Emri i ngjarjes është menaxherqë e përmbush këtë urdhër (Elena) dhe Numri i porosisë
- treguar adresë ofrimit të
- Shënimi përmban (në rreshta të veçantë, por në çdo renditje) parametrat e porosisë: llojin e pagesës, shumën, emrin e klientit, etj. në format. Parametri=Vlera.
Për qartësi, urdhrat e secilit menaxher theksohen në ngjyrën e tyre, megjithëse kjo nuk është e nevojshme.
Hapi 1. Merrni një lidhje me Google Calendar
Së pari ne duhet të marrim një lidhje në internet në kalendarin tonë të porosive. Për ta bërë këtë, klikoni në butonin me tre pika Opsionet e kalendarit funksionojnë pranë emrit të kalendarit dhe zgjidhni komandën Cilësimet dhe Ndarja:
Në dritaren që hapet, nëse dëshironi, mund ta bëni kalendarin publik ose të hapni akses në të për përdoruesit individualë. Ne gjithashtu kemi nevojë për një lidhje për qasje private në kalendar në formatin iCal:
Hapi 2. Ngarko të dhënat nga kalendari në Power Query
Tani hapni Excel dhe në skedën Data (nëse keni Excel 2010-2013, atëherë në skedën Kërkesa e energjisë) zgjidhni një komandë Nga interneti (Të dhënat - Nga Interneti). Pastaj ngjitni shtegun e kopjuar në kalendar dhe klikoni OK.
Query iCal Power nuk e njeh formatin, por është e lehtë për t'u ndihmuar. Në thelb, iCal është një skedar teksti i thjeshtë me një dy pika si kufizues, dhe brenda tij duket diçka si kjo:
Kështu që thjesht mund të klikoni me të djathtën në ikonën e skedarit të shkarkuar dhe të zgjidhni formatin që është më i afërt në kuptim CSV – dhe të dhënat tona për të gjitha porositë do të ngarkohen në redaktuesin e pyetjeve të Power Query dhe do të ndahen në dy kolona me dy pika:
Nëse shikoni nga afër, mund të shihni qartë se:
- Informacioni për çdo ngjarje (porosi) grupohet në një bllok që fillon me fjalën BEGIN dhe përfundon me FUND.
- Datat e fillimit dhe të mbarimit ruhen në vargje të emërtuara DTSTART dhe DTEND.
- Adresa e transportit është LOCATION.
- Shënim porosie – Fusha PËRSHKRIMI.
- Emri i ngjarjes (emri i menaxherit dhe numri i porosisë) - Fusha PËRMBLEDHJE.
Mbetet për të nxjerrë këtë informacion të dobishëm dhe për ta transformuar atë në një tabelë të përshtatshme.
Hapi 3. Konvertoni në pamje normale
Për ta bërë këtë, kryeni zinxhirin e mëposhtëm të veprimeve:
- Le të fshijmë 7 rreshtat e parë që nuk na duhen përpara komandës së parë BEGIN Faqja kryesore — Fshi rreshtat — Fshi rreshtat kryesore (Faqja kryesore - Hiq rreshtat - Hiq rreshtat e sipërm).
- Filtro sipas kolonës Column1 linjat që përmbajnë fushat që na duhen: DTSTART, DTEND, PËRSHKRIMI, LOCATION dhe SUMMARY.
- Në skedën Avancuar Shtimi i një kolone zgjedh Kolona e indeksit (Shto kolonë - kolonë indeksi)për të shtuar një kolonë me numrin e rreshtit në të dhënat tona.
- Pikërisht atje në skedën. Shtimi i një kolone zgjidhni një ekip Kolona e kushtëzuar (Shto kolonë - kolonë e kushtëzuar) dhe në fillim të çdo blloku (urdhri) shfaqim vlerën e indeksit:
- Plotësoni qelizat boshe në kolonën që rezulton Bllokduke klikuar me të djathtën mbi titullin e tij dhe duke zgjedhur komandën Mbush – Poshtë (Plotëso - Poshtë).
- Hiq kolonën e panevojshme indeks.
- Zgjidhni një kolonë Column1 dhe kryeni një konvolucion të të dhënave nga kolona Column2 duke përdorur komandën Transformimi – Kolona Pivot (Transformimi - kolona kryesore). Sigurohuni që të zgjidhni në opsionet Mos agregoni (Mos u përmbledh)në mënyrë që asnjë funksion matematikor të mos aplikohet në të dhënat:
- Në tabelën dy-dimensionale (kryq) që rezulton, pastroni vijat e prapme në kolonën e adresës (kliko me të djathtën në kokën e kolonës - Zëvendësimi i vlerave) dhe hiqni kolonën e panevojshme Bllok.
- Për të kthyer përmbajtjen e kolonave DTSTART и DTEND në një datë-kohë të plotë, duke i theksuar ato, zgjidhni në skedën Transformimi - Data - Analiza e ekzekutimit (Transformimi - Data - Analizoni). Pastaj korrigjojmë kodin në shiritin e formulës duke zëvendësuar funksionin Data.Nga on DataOra.Ngapër të mos humbur vlerat e kohës:
- Më pas, duke klikuar me të djathtën në kokë, ne ndajmë kolonën PËRSHKRIMI me parametrat e rendit sipas ndarësit – simbolit n, por në të njëjtën kohë, në parametrat, ne do të zgjedhim ndarjen në rreshta, dhe jo në kolona:
- Edhe një herë, ne e ndajmë kolonën që rezulton në dy të veçanta - parametrin dhe vlerën, por me shenjën e barabartë.
- Zgjedhja e një kolone PËRSHKRIMI.1 kryeni konvolucionin, siç bëmë më parë, me komandën Transformimi – Kolona Pivot (Transformimi - kolona kryesore). Kolona e vlerës në këtë rast do të jetë kolona me vlerat e parametrave - PËRSHKRIMI.2 Sigurohuni që të zgjidhni një funksion në parametrat Mos agregoni (Mos u përmbledh):
- Mbetet të vendosni formatet për të gjitha kolonat dhe t'i riemërtoni ato sipas dëshirës. Dhe mund t'i ngarkoni rezultatet përsëri në Excel me komandën Faqja kryesore — Mbyll dhe ngarko — Mbylle dhe ngarko në… (Shtëpia - Mbyll&Ngarko - Mbylle&Ngarko për…)
Dhe këtu është lista jonë e porosive të ngarkuara në Excel nga Google Calendar:
Në të ardhmen, kur ndryshoni ose shtoni porosi të reja në kalendar, do të mjaftojë vetëm të përditësoni kërkesën tonë me komandën Të dhënat - Rifresko të gjitha (Të dhënat - Rifresko të gjitha).
- Kalendari i fabrikës në Excel u përditësua nga interneti përmes Power Query
- Shndërrimi i një kolone në një tabelë
- Krijoni një bazë të dhënash në Excel