Përmbajtje
Tabelat kryesore është një nga mjetet më të fuqishme në Excel. Ato ju lejojnë të analizoni dhe përmbledhni përmbledhje të ndryshme të sasive të mëdha të të dhënave me vetëm disa klikime të miut. Në këtë artikull, ne do të njihemi me tabelat kryesore, do të kuptojmë se cilat janë ato, do të mësojmë se si t'i krijojmë dhe personalizojmë ato.
Ky artikull është shkruar duke përdorur Excel 2010. Koncepti i PivotTables nuk ka ndryshuar shumë gjatë viteve, por mënyra se si i krijoni ato është paksa e ndryshme në çdo version të ri të Excel. Nëse keni një version të Excel-it jo 2010, atëherë përgatituni që pamjet e ekranit në këtë artikull të ndryshojnë nga ato që shihni në ekranin tuaj.
A bit e historisë
Në ditët e para të softuerit të tabelave, topi rregullonte Lotus 1-2-3. Dominimi i tij ishte aq i plotë sa përpjekjet e Microsoft për të zhvilluar softuerin e vet (Excel) si një alternativë ndaj Lotus-it dukeshin si humbje kohe. Tani përpara në 2010! Excel dominon spreadsheets më shumë se kodi Lotus ka bërë ndonjëherë në historinë e tij, dhe numri i njerëzve që ende përdorin Lotus është afër zeros. Si mund të ndodhte kjo? Cila ishte arsyeja e një kthese kaq dramatike të ngjarjeve?
Analistët identifikojnë dy faktorë kryesorë:
- Së pari, Lotus vendosi që kjo platformë e re GUI e quajtur Windows ishte thjesht një modë kalimtare që nuk do të zgjaste shumë. Ata refuzuan të ndërtonin një version Windows të Lotus 1-2-3 (por vetëm për disa vite), duke parashikuar se versioni DOS i softuerit të tyre do të ishte gjithçka që do t'u duhej konsumatorëve. Microsoft zhvilloi natyrshëm Excel posaçërisht për Windows.
- Së dyti, Microsoft prezantoi një mjet në Excel të quajtur PivotTables që nuk ishte i disponueshëm në Lotus 1-2-3. PivotTables, ekskluzive për Excel, rezultuan të ishin kaq të dobishme sa njerëzit prireshin të qëndronin me paketën e re të softuerit Excel në vend që të vazhdonin me Lotus 1-2-3, i cili nuk i kishte ato.
PivotTables, së bashku me nënvlerësimin e suksesit të Windows në përgjithësi, luajti marshimin e vdekjes për Lotus 1-2-3 dhe solli suksesin e Microsoft Excel.
Cilat janë tabelat kryesore?
Pra, cila është mënyra më e mirë për të karakterizuar se çfarë janë Tabelat Pivot?
Me fjalë të thjeshta, tabelat kryesore janë përmbledhje të disa të dhënave, të krijuara për të lehtësuar analizën e këtyre të dhënave. Ndryshe nga totalet e krijuara me dorë, tabelat kryesore të Excel janë ndërvepruese. Pasi të krijohen, mund t'i modifikoni lehtësisht nëse nuk japin fotografinë që prisnit. Me vetëm disa klikime të miut, totalet mund të kthehen në mënyrë që titujt e kolonave të bëhen tituj rreshtash dhe anasjelltas. Ju mund të bëni shumë gjëra me tabelat kryesore. Në vend që të përpiqeni të përshkruani me fjalë të gjitha tiparet e tabelave kryesore, është më e lehtë ta demonstroni atë në praktikë…
Të dhënat që analizoni me PivotTables nuk mund të jenë të rastësishme. Duhet të jenë të dhëna të papërpunuara, si një listë e një lloji. Për shembull, mund të jetë një listë e shitjeve të bëra nga kompania në gjashtë muajt e fundit.
Shikoni të dhënat e paraqitura në figurën më poshtë:
Vini re se këto nuk janë të dhëna të papërpunuara, pasi tashmë janë përmbledhur. Në qelizën B3 shohim 30000 dollarë, që është ndoshta rezultati total që bëri James Cook në janar. Ku janë të dhënat origjinale atëherë? Nga erdhi shifra prej 30000 dollarësh? Ku është lista origjinale e shitjeve nga e cila është nxjerrë kjo total mujore? Është e qartë se dikush ka bërë një punë të shkëlqyer për të organizuar dhe renditur të gjitha të dhënat e shitjeve për gjashtë muajt e fundit dhe duke i kthyer ato në tabelën e totaleve që shohim. Sa kohë mendoni se u desh? Ora? Ora dhjetë?
Fakti është se tabela e mësipërme nuk është një tabelë kryesore. Ai u përpunua me dorë nga të dhënat e papërpunuara të ruajtura diku tjetër dhe u deshën të paktën disa orë për t'u përpunuar. Vetëm një tabelë e tillë përmbledhëse mund të krijohet duke përdorur tabelat kryesore në vetëm disa sekonda. Le të kuptojmë se si…
Nëse i kthehemi listës origjinale të shitjeve, do të duket diçka si kjo:
Ju mund të habiteni që nga kjo listë e tregjeve me ndihmën e tabelave kryesore dhe në vetëm pak sekonda, ne mund të krijojmë një raport mujor të shitjeve në Excel, të cilin e analizuam më sipër. Po, ne mund ta bëjmë këtë dhe më shumë!
Si të krijoni një tabelë kryesore?
Së pari, sigurohuni që të keni disa të dhëna burimore në një fletë Excel. Lista e transaksioneve financiare është më tipike që ndodh. Në fakt, mund të jetë një listë e çdo gjëje: detajet e kontaktit të punonjësve, një koleksion CD ose të dhënat e konsumit të karburantit të kompanisë suaj.
Pra, ne fillojmë Excel ... dhe ngarkojmë një listë të tillë ...
Pasi ta kemi hapur këtë listë në Excel, mund të fillojmë të krijojmë një tabelë kryesore.
Zgjidhni çdo qelizë nga kjo listë:
Pastaj në skedën futje (Fut) zgjidhni komandën Tabela strumbullar (Tabela strumbullar):
Do të shfaqet një kuti dialogu Krijo PivotTable (Krijimi i një tabele kryesore) me dy pyetje për ju:
- Cilat të dhëna duhet të përdoren për të krijuar një tabelë të re kryesore?
- Ku ta vendosni tabelën kryesore?
Meqenëse në hapin e mëparshëm ne kemi zgjedhur tashmë një nga qelizat e listës, e gjithë lista do të zgjidhet automatikisht për të krijuar një tabelë kryesore. Vini re se ne mund të zgjedhim një gamë të ndryshme, një tabelë të ndryshme dhe madje edhe disa burime të jashtme të të dhënave, si p.sh. një tabelë e bazës së të dhënave Access ose MS-SQL. Përveç kësaj, ne duhet të zgjedhim se ku do të vendosim tabelën e re kryesore: në një fletë të re ose në një nga ato ekzistuese. Në këtë shembull, ne do të zgjedhim opsionin - Fletë pune e re (në një fletë të re):
Excel do të krijojë një fletë të re dhe do të vendosë një tabelë bosh boshe mbi të:
Sapo të klikojmë në ndonjë qelizë në tabelën kryesore, do të shfaqet një kuti tjetër dialogu: Lista e fushave të tabelës kryesore (Fushat e tabelës rrotulluese).
Lista e fushave në krye të kutisë së dialogut është një listë e të gjithë titujve nga lista origjinale. Katër zonat boshe në fund të ekranit ju lejojnë t'i tregoni PivotTable se si dëshironi t'i përmbledhni të dhënat. Për sa kohë që këto zona janë bosh, nuk ka asgjë as në tabelë. Gjithçka që duhet të bëjmë është të tërhiqni titujt nga zona e sipërme në zonat boshe më poshtë. Në të njëjtën kohë, një tabelë kryesore gjenerohet automatikisht, në përputhje me udhëzimet tona. Nëse bëjmë një gabim, mund t'i heqim titujt nga pjesa e poshtme ose të tërheqim të tjerët për t'i zëvendësuar.
Zonë Vlerat (Kuptimet) është ndoshta më e rëndësishmja nga katër. Cili titull vendoset në këtë zonë përcakton se cilat të dhëna do të përmblidhen (shuma, mesatare, maksimale, minimale, etj.) Këto janë pothuajse gjithmonë vlera numerike. Një kandidat i shkëlqyer për një vend në këtë fushë janë të dhënat nën titull Sasia (Kostoja) e tabelës sonë origjinale. Zvarriteni këtë titull në zonë Vlerat (Vlerat):
Ju lutemi vini re se titulli Sasia tani është shënuar me një shenjë kontrolli, dhe në zonë Vlerat (Vlerat) është shfaqur një hyrje Shuma e shumës (fusha e shumës Shuma), duke treguar se kolona Sasia përmblodhi.
Nëse shikojmë vetë tabelën kryesore, do të shohim shumën e të gjitha vlerave nga kolona Sasia tabela origjinale.
Pra, është krijuar tabela jonë e parë kryesore! I përshtatshëm, por jo veçanërisht mbresëlënës. Ndoshta duam të marrim më shumë informacion për të dhënat tona sesa kemi aktualisht.
Le të kthehemi te të dhënat origjinale dhe të përpiqemi të identifikojmë një ose më shumë kolona që mund të përdoren për të ndarë këtë shumë. Për shembull, ne mund të formojmë tabelën tonë kryesore në mënyrë të tillë që shuma totale e shitjeve të llogaritet për secilin shitës individualisht. Ato. rreshtat do të shtohen në tabelën tonë kryesore me emrin e secilit shitës në kompani dhe shumën totale të shitjeve të tyre. Për të arritur këtë rezultat, thjesht tërhiqni titullin person shitës (përfaqësues i shitjeve) në rajon Etiketat e rreshtave (Vargjet):
Bëhet më interesante! Tabela jonë Pivot ka filluar të marrë formë…
Shihni përfitimet? Me disa klikime, ne krijuam një tabelë që do të duhej shumë kohë për t'u krijuar me dorë.
Çfarë mund të bëjmë tjetër? Epo, në njëfarë kuptimi, tabela jonë kryesore është gati. Ne kemi krijuar një përmbledhje të dobishme të të dhënave origjinale. Informacion i rëndësishëm tashmë është marrë! Në pjesën tjetër të këtij artikulli, ne do të shikojmë disa mënyra për të krijuar Tabela Pivot më komplekse, si dhe do të mësojmë se si t'i personalizojmë ato.
Konfigurimi i Tabelës Pivot
Së pari, ne mund të krijojmë një tabelë dydimensionale kryesore. Le ta bëjmë këtë duke përdorur titullin e kolonës Metoda e pagesës (Metoda e pagesës). Thjesht tërhiqni titullin Metoda e pagesës ndaj zonës Etiketat e kolonave (Kollonat):
Ne marrim rezultatin:
Duket shumë e lezetshme!
Tani le të bëjmë një tabelë tre-dimensionale. Si do të dukej një tavolinë e tillë? Le të shohim…
Zvarritni kokën paketë (Kompleks) në zonë filtrat e raportit (Filtra):
Vini re se ku ndodhet…
Kjo na jep mundësinë të filtrojmë raportin në bazë të "Për cilin kompleks pushimesh është paguar". Për shembull, ne mund të shohim një ndarje sipas shitësve dhe mënyrave të pagesës për të gjitha komplekset, ose me disa klikime të mausit, të ndryshojmë pamjen e tabelës kryesore dhe të shfaqim të njëjtën ndarje vetëm për ata që kanë porositur kompleksin Sunkërkuesit.
Pra, nëse e kuptoni saktë këtë, atëherë tabela jonë kryesore mund të quhet tre-dimensionale. Le të vazhdojmë konfigurimin…
Nëse papritmas rezulton se vetëm pagesa me çek dhe kartë krediti (d.m.th. pagesa pa para) duhet të shfaqet në tabelën kryesore, atëherë mund të çaktivizojmë shfaqjen e titullit. Para (Cash). Për këtë, pranë Etiketat e kolonave klikoni shigjetën poshtë dhe zgjidhni kutinë në menunë rënëse Para:
Le të shohim se si duket tabela jonë kryesore tani. Siç mund ta shihni, kolona Para u zhduk prej saj.
Formatimi i tabelave kryesore në Excel
PivotTables janë padyshim një mjet shumë i fuqishëm, por deri më tani rezultatet duken paksa të thjeshta dhe të mërzitshme. Për shembull, numrat që mbledhim nuk duken si shuma në dollarë - ata janë thjesht numra. Le ta rregullojmë këtë.
Është joshëse të bëni atë që jeni mësuar në një situatë të tillë dhe thjesht të zgjidhni të gjithë tabelën (ose të gjithë fletën) dhe të përdorni butonat standardë të formatimit të numrave në shiritin e veglave për të vendosur formatin e dëshiruar. Problemi me këtë qasje është se nëse ndryshoni ndonjëherë strukturën e tabelës kryesore në të ardhmen (gjë që ndodh me një shans 99%), formatimi do të humbasë. Ajo që na duhet është një mënyrë për ta bërë atë (pothuajse) të përhershme.
Së pari, le të gjejmë hyrjen Shuma e shumës in Vlerat (Vlerat) dhe klikoni mbi të. Në menynë që shfaqet, zgjidhni artikullin Cilësimet e fushës së vlerës (Opsionet e fushës së vlerës):
Do të shfaqet një kuti dialogu Cilësimet e fushës së vlerës (Opsionet e fushës së vlerës).
Klikoni butonin Formati i numrit (Formati i numrit), do të hapet një kuti dialogu. Qelizat e formatit (format qelizë):
Nga lista Kategoria (Formatet e numrave) zgjidhni Kontabiliteti (Financiare) dhe vendosni numrin e numrave dhjetorë në zero. Tani shtypni disa herë OKpër t'u kthyer te tabela jonë kryesore.
Siç mund ta shihni, numrat janë formatuar si shuma në dollarë.
Ndërsa jemi në atë me formatimin, le të konfigurojmë formatin për të gjithë Tabelën Pivot. Ka disa mënyra për ta bërë këtë. Ne përdorim atë që është më i thjeshtë…
Kliko Mjetet e Tabelës Pivot: Dizajn (Puna me PivotTables: Constructor):
Më pas, zgjeroni menunë duke klikuar në shigjetën në këndin e poshtëm të djathtë të seksionit Stilet e tabelës kryesore (Stilet e PivotTable) për të parë koleksionin e gjerë të stileve inline:
Zgjidhni çdo stil të përshtatshëm dhe shikoni rezultatin në tabelën tuaj kryesore:
Cilësimet e tjera të Tabelës Pivot në Excel
Ndonjëherë ju duhet të filtroni të dhënat sipas datave. Për shembull, në listën tonë të tregtimeve ka shumë, shumë data. Excel ofron një mjet për të grupuar të dhënat sipas ditës, muajit, vitit, etj. Le të shohim se si është bërë.
Së pari hiqni hyrjen. Metoda e pagesës nga rajoni Etiketat e kolonave (Kollonat). Për ta bërë këtë, tërhiqeni përsëri në listën e titujve dhe në vend të tij, zhvendosni titullin Data e rezervimit (data e rezervimit):
Siç mund ta shihni, kjo e bëri përkohësisht të padobishme tabelën tonë kryesore. Excel krijoi një kolonë të veçantë për çdo datë në të cilën u bë një tregti. Si rezultat, ne morëm një tryezë shumë të gjerë!
Për ta rregulluar këtë, klikoni me të djathtën në çdo datë dhe zgjidhni nga menyja e kontekstit GROUP (Grupi):
Do të shfaqet kutia e dialogut të grupimit. Ne zgjedhim Muaj (Muj) dhe klikoni OK:
Voila! Kjo tabelë është shumë më e dobishme:
Nga rruga, kjo tabelë është pothuajse identike me atë të treguar në fillim të artikullit, ku totalet e shitjeve u përpiluan manualisht.
Ekziston një pikë tjetër shumë e rëndësishme që duhet të dini! Ju mund të krijoni jo një, por disa nivele të titujve të rreshtave (ose kolonave):
…dhe do të duket kështu…
E njëjta gjë mund të bëhet me titujt e kolonave (ose edhe filtrat).
Le të kthehemi në formën origjinale të tabelës dhe të shohim se si të shfaqim mesataret në vend të shumave.
Për të filluar, klikoni mbi Shuma e shumës dhe nga menyja që shfaqet zgjidhni Cilësimet e fushës së vlerës (Opsionet e fushës së vlerës):
Lista Përmblidhni fushën e vlerës sipas (Operacioni) në kutinë e dialogut Cilësimet e fushës së vlerës (Opsionet e fushës së vlerës) zgjidhni mesatare (Mesatar):
Në të njëjtën kohë, ndërsa jemi këtu, le të ndryshojmë Emri i personalizuar (Emri i personalizuar) me Mesatarja e shumës (fusha e shumës Shuma) në diçka më të shkurtër. Shkruani në këtë fushë diçka si avg:
shtyp OK dhe shikoni se çfarë ndodh. Vini re se të gjitha vlerat kanë ndryshuar nga totalet në mesatare, dhe kreu i tabelës (në qelizën e sipërme majtas) ka ndryshuar në avg:
Nëse dëshironi, mund të merrni menjëherë shumën, mesataren dhe numrin (shitjet) të vendosura në një tabelë kryesore.
Këtu është një udhëzues hap pas hapi se si ta bëni këtë, duke filluar me një tabelë boshe:
- Zvarritni kokën person shitës (përfaqësues i shitjeve) në rajon Etiketat e kolonave (Kollonat).
- Zvarritni titullin tre herë Sasia (Kosto) për zonën Vlerat (Vlerat).
- Për fushën e parë Sasia ndryshoni titullin në Total (Shuma), dhe formati i numrit në këtë fushë është Kontabiliteti (Financiare). Numri i numrave dhjetorë është zero.
- Fusha e dytë Sasia emër Mesatarjae, vendosni operacionin për të mesatare (Mesatarja) dhe formati i numrave në këtë fushë gjithashtu ndryshojnë në Kontabiliteti (Financiare) me numra dhjetore zero.
- Për fushën e tretë Sasia vendos një titull Numëroj dhe një operacion për të - Numëroj (Sasi)
- në Etiketat e kolonave Fusha (Kollonat) është krijuar automatikisht Σ Vlerat (Σ Vlerat) - tërhiqeni atë në zonë Etiketat e rreshtave (Rreshtat)
Ja me çfarë do të përfundojmë:
Shuma totale, vlera mesatare dhe numri i shitjeve - të gjitha në një tabelë kryesore!
Përfundim
Tabelat kryesore në Microsoft Excel përmbajnë shumë veçori dhe cilësime. Në një artikull kaq të vogël, nuk janë as afër për t'i mbuluar të gjitha. Do të duhej një libër i vogël ose një faqe interneti e madhe për të përshkruar plotësisht të gjitha mundësitë e tabelave kryesore. Lexuesit e guximshëm dhe kureshtarë mund të vazhdojnë eksplorimin e tabelave kryesore. Për ta bërë këtë, thjesht kliko me të djathtën në pothuajse çdo element të tabelës kryesore dhe shiko se cilat funksione dhe cilësime hapen. Në Shirit do të gjeni dy skeda: Mjetet e PivotTable: Opsionet (analizë) dhe Projektimi (Ndërtues). Mos kini frikë të bëni një gabim, ju gjithmonë mund të fshini PivotTable dhe të filloni nga e para. Ju keni një mundësi që përdoruesit për një kohë të gjatë të DOS dhe Lotus 1-2-3 nuk e kanë pasur kurrë.