Përqendrohuni në gjërat thelbësore: si të jepni përparësi

“Fatkeqësisht, situatat ku unë arrij të vendos prioritetet e mia në plan të parë janë normë dhe jo përjashtim. Përpiqem të planifikoj detyrat e mia për ditën, duke nxjerrë në pah gjënë kryesore, por në fund të ditës ndihem plotësisht i rraskapitur sepse jam i shpërqendruar nga telefonatat, xhirot e vogla dhe takimet. Detyrat më të rëndësishme vazhdojnë të shtyhen dhe planet madhështore për vitin mbeten të shkruara në copa letre. Çfarë mund të bëni për të ndihmuar veten?» pyet Olga, 27 vjeç.

Një kërkesë të ngjashme hasem shpesh në trajnime për efektivitetin menaxherial. Klientët besojnë se arsyeja kryesore për problemin e tyre është mungesa e prioriteteve. Por në realitet janë, thjesht një person nuk është shumë i përqendruar në to.

Dhe hapi i parë në zgjidhjen e kësaj çështjeje është zgjedhja e mjetit të duhur për të punuar në përqendrimin tuaj. Duhet të përshtatet saktësisht me karakteristikat tuaja personale: duhet të keni parasysh kushtet e punës dhe vendbanimin tuaj.

Për të filluar, mund të përdorni disa metoda të njohura që prej kohësh janë njohur si efektive. Mundohem t'ua rekomandoj klientëve me të cilët sapo kemi filluar të punojmë.

Qasja e parë: Kuptoni kriteret e vlerësimit

Së pari, përgjigjuni pyetjes: Çfarë kriteresh përdorni kur jepni përparësi? Përgjigja më e zakonshme është kriteri i "urgjencës". Me të, të gjitha rastet rreshtohen me radhë në varësi të afatit. Dhe vetëm pas kësaj ne ndërtojmë detyra të reja në "konstruktorin virtual" që rezulton, duke i zhvendosur shumë prapa ato që mund të përfundojnë më vonë.

Cilat janë disavantazhet e kësaj qasjeje? Lista e prioriteteve të sotme duhet të përfshijë jo vetëm atë që do të humbasë rëndësinë nesër, domethënë urgjente, por edhe atë që ne në mënyrë abstrakte e quajmë "të rëndësishme". Kjo është ajo që na shtyn drejt arritjes së qëllimit, ose ajo që largon pengesat serioze në rrugën drejt tij.

Dhe këtu shumë gabojnë duke zëvendësuar kriteret. Në mënyrë lakonike, kjo mund të shprehet si vijon: "Kjo është shumë urgjente, sepse është shumë e rëndësishme!" “Kjo është shumë e rëndësishme sepse afati i fundit është nesër!” Por nëse lista juaj e prioriteteve për ditën nuk përmban detyra që çojnë në arritjen e qëllimeve që janë të rëndësishme për ju, duhet të analizoni me kujdes listën tuaj të detyrave.

Ju duhet të vendosni se cilat kritere përdorni për të përcaktuar "urgjencën" dhe "rëndësinë" e detyrave dhe nëse jeni duke i përzier këto dy koncepte.

Qasja e dytë: Identifikoni tre kategori prioritetesh

Siç e dini, horizontet e planifikimit janë të ndryshme. Nëse po shqyrtojmë një horizont planifikimi prej një dite, atëherë është më mirë të veprohet si më poshtë:

• Vendosni një prioritet kryesor për ditën. Kjo është detyra në të cilën do të shpenzoni maksimumin e kohës dhe energjisë suaj sot;
• Identifikoni tre ose katër gjëra për të cilat do të shpenzoni më pak kohë dhe përpjekje sot. Është më mirë nëse shkruani sa kohë (pesë minuta, dhjetë minuta) planifikoni të shpenzoni për një rast të caktuar. Kjo do të bëhet lista juaj e "përparësisë së fundit".
• Në kategorinë e tretë do të bien ato që mund të quhen "rastet e parimit të mbetur". Ato do të plotësohen nëse u mbetet kohë e lirë. Por nëse mbeten të parealizuara, nuk do të ndikojë asgjë.

Këtu përballemi me pyetjen: "Si të mos shpenzojmë energji maksimale për "prioritetin e fundit", duke lënë mënjanë në mënyrë të pandërgjegjshme atë "kryesoren"? Qasja e tretë do të ndihmojë në përgjigjen e saj.

Qasja e tretë: Përdorni modalitetin e kohës së ngadaltë

Ne e kalojmë pjesën më të madhe të kohës së punës në modalitetin "kohë të shpejtë". Ne duhet të marrim pjesë në procese rutinë dhe të përpunojmë një sasi të madhe informacioni.

"Koha e ngadaltë" është mënyra më efektive për të ndaluar rutinën "vrapim në timon". Ky është një vështrim i vetëdijshëm për veten dhe pikënisja për të gjetur përgjigje për pyetjet: “Çfarë po bëj? Per cfare? Çfarë nuk po bëj dhe pse?

Që kjo metodë të funksionojë më mirë, ndiqni këto tre udhëzime:

1. Futni në rutinën tuaj të përditshme një ritual të caktuar. Ky duhet të jetë një aktivitet i përsëritur gjatë gjithë ditës që do t'ju vendosë në modalitetin "kohë të ngadaltë". Mund të jetë një pushim çaji dhe mbledhje të rregullta. Rituali duhet të zgjasë jo më shumë se 5 minuta dhe t'ju lejojë të jeni vetëm. Dhe, sigurisht, ju sjell gëzim dhe kënaqësi - atëherë nuk do ta shtyni atë për nesër.
2. Mbani në mend se "koha e ngadaltë" nuk është vetëm kohë për të shijuar, por edhe një mundësi për të rritur kënaqësinë tuaj me modalitetin "kohë të shpejtë". Dhe bëni vetes tre pyetje: "Çfarë rezultati duhet të arrij sot?", "Cili është hapi tjetër i vogël drejt këtij rezultati që duhet të bëj?", "Çfarë më shpërqendron prej tij dhe si të mos shpërqendrohem?" Këto pyetje do t'ju ndihmojnë të mbani në mend qëllimet tuaja kryesore. Dhe planifikimi i hapave të vegjël të ardhshëm do të jetë një parandalim i shkëlqyer i zvarritjes.
3. Përdorni modalitetin e kohës së ngadaltë dy deri në katër herë në ditë. Sa më shpesh dhe më i fortë të ndikoheni nga faktorët e botës së jashtme, aq më shpesh duhet të kaloni në këtë mënyrë. Tre pyetje dhe disa minuta për seancë do të jenë të mjaftueshme. Kriteri kryesor është se duhet t'ju japë kënaqësi. Por mbani mend: të përdorni teknikën më pak se një herë në ditë nuk do të thotë ta praktikoni fare.