Si të ndani një skedar excel në të njëjtën kohë

Në procesin e punës në një dokument Excel, shpesh bëhet e nevojshme që disa njerëz të lidhen me të menjëherë. Dhe shumë shpesh numri i tyre mund të llogaritet në disa dhjetëra. Prandaj, çështja e bashkëpunimit nuk kufizohet vetëm në lidhjen e njerëzve, pasi ata shpesh mund të bëjnë ndryshime kontradiktore që duhet të mësojnë se si të modifikohen shpejt dhe në mënyrë efektive.

Kush mund ta bëjë atë? Një person që ka statusin e një përdoruesi master. Me një fjalë, çfarë duhet bërë që puna e përbashkët me një dokument të jetë jo vetëm e mundur, por edhe efektive?

Karakteristikat e punës me një skedar të përbashkët Excel

Puna me një skedar të përbashkët në Excel ka karakteristikat e veta. Pra, disa veprime nuk janë të disponueshme për përdoruesit:

1. Krijimi i tabelave.
2. Menaxhimi i skenarit, duke përfshirë shikimin e tyre.
3. Heqja e fletëve.
4. Përdoruesit nuk kanë aftësinë të bashkojnë disa qeliza ose, anasjelltas, të ndajnë ato të bashkuara më parë. 
5. Çdo operacion me të dhëna XML.

Si mund të anashkalohen këto kufizime? Thjesht duhet të hiqni aksesin e përgjithshëm dhe më pas ta ktheni kur të lind nevoja.

Këtu është një tjetër fletëllogaritëse me disa detyra që mund ose nuk mund të jenë të mundshme nëse jeni duke punuar me shumë njerëz në të njëjtën fletëllogaritëse.

Si të ndani një skedar Excel

Së pari ju duhet të kuptoni se cili skedar duhet të vihet në dispozicion për redaktim nga disa njerëz në të njëjtën kohë. Mund të jetë ose një skedar i ri ose një ekzistues. 

Cilësimet

Gjithçka që duhet të bëni për të ndarë një skedar në Excel është në seksionin e Ndarjes së Librit, i cili mund të gjendet duke shkuar te skeda Rishikimi.

Do të shfaqet një dritare me dy skeda. Ne jemi të interesuar për të parën, i cili hapet automatikisht. Duhet të kontrollojmë kutinë pranë artikullit të shënuar në pamjen e ekranit me një drejtkëndësh të kuq. Me të, ne u mundësojmë përdoruesve të shumtë të menaxhojnë një dokument.

Pasi të kemi hapur aksesin për modifikim, duhet ta konfigurojmë atë. Për ta bërë këtë, hapni skedën e dytë.

Pas futjes së parametrave, ne konfirmojmë veprimet tona. Për ta bërë këtë, klikoni me të majtën në butonin "OK". Ndarja mund të jetë e hapur për çdo libër, si të ri ashtu edhe ekzistues. Në rastin e parë, do t'ju duhet të gjeni një emër për të. 

Pas kësaj, ju duhet të ruani skedarin në kompjuterin tuaj.

E rëndësishme! Formati duhet të jetë i tillë që skedari të mund të hapet nga çdo përdorues me versionin e tij të spreadsheets.

Hapja e një skedari të përbashkët

Ju duhet ta ruani skedarin në një ndarje ose dosje rrjeti që ka akses te pjesëmarrësit që duan të përdorin skedarin. Pasi të zgjidhet drejtoria, thjesht duhet të klikojmë butonin "Ruaj".

Megjithatë, nuk lejohet përdorimi i një serveri në internet për të ruajtur skedarin e përbashkët. 

Pasi të keni kryer të gjitha operacionet e përshkruara më sipër, duhet të kontrolloni nëse është e mundur të lidhni njerëz të tjerë. Për ta bërë këtë, hapni skedën "Të dhënat" dhe gjeni artikullin "Lidhjet" direkt nën të. Nëse klikoni mbi të, do të keni mundësi të ndryshoni lidhjet ose lidhjet. Nëse nuk ka buton përkatës, atëherë nuk ka skedarë të lidhur.

Tjetra, hapet skeda "Status", me ndihmën e së cilës është e mundur të kontrolloni lidhjet. Fakti që gjithçka është në rregull mund të njihet nga prania e butonit "OK".

Si të hapni një libër pune të përbashkët në Excel

Excel gjithashtu ju lejon të hapni një libër pune të përbashkët. Për ta bërë këtë, duhet të klikoni në butonin Office. Kur shfaqet paneli pop-up, duhet të zgjedhim artikullin "Open" dhe të zgjedhim librin që do të përdoret për ndarje. Pas kësaj, përsëri klikoni në butonin Office dhe hapni dritaren "Opsionet e Excel", e cila mund të gjendet në fund.

Në anën e majtë të dritares që shfaqet, do të keni mundësi të zgjidhni një kategori cilësimesh, por ne jemi të interesuar për atë të parën, i cili përmban parametrat më të përgjithshëm.

Tjetra, shkoni te artikulli "Cilësimi personal", ku duhet të specifikoni të dhënat që ju lejojnë të filtroni përdoruesit - emrin e përdoruesit, pseudonimin.

Pas kryerjes së këtyre veprimeve, bëhet e mundur redaktimi i informacionit në dokument ose shtimi i disa të dhënave. Mos harroni të ruani ndryshimet tuaja pasi t'i bëni ato.

Kjo ndonjëherë mund të shkaktojë probleme kur kurseni. Për shembull, ndarja është e disponueshme vetëm për hapjen e parë dhe kur përpiqeni të hapni dokumentin për herë të dytë, programi hedh një gabim. Kjo mund të ndodhë për arsyet e mëposhtme:

1. Nëse disa pjesëmarrës futin të dhëna njëherësh në të njëjtën qelizë. Ose ndonjë pjesë tjetër.
2. Gjenerimi i një ditari ndryshimesh që bën që libri i punës të rritet në madhësi. Kjo çon në probleme.
3. Përdoruesi është hequr nga ndarja. Në këtë rast, ruajtja e ndryshimeve nuk do të funksionojë vetëm në kompjuterin e tij. 
4. Burimi i rrjetit është i mbingarkuar.

Për të zgjidhur problemin, duhet të ndërmerrni hapat e mëposhtëm:

1. Fshini regjistrin e ndryshimeve ose fshini informacionet e tepërta prej tij. 
2. Hiqni informacionin e tepërt brenda vetë dokumentit.
3. Rinis ndarjen. 
4. Hapni një dokument Excel në një redaktues tjetër të zyrës dhe më pas ruajeni përsëri në formatin xls.

Vërtetë, në versionet e fundit ky gabim nuk ndodh aq shpesh sa në ato më të vjetrat.

Si të shikoni aktivitetin e anëtarëve

Gjatë punës së përbashkët, duhet të monitoroni vazhdimisht në mënyrë që njëri nga pjesëmarrësit të mos prishë diçka. Prandaj, duhet të mësoni të kuptoni se cilat veprime janë kryer nga njëri prej tyre. Për ta bërë këtë, duhet të kryeni hapat e mëposhtëm.

1. Shkoni te skeda "Rishikim" dhe aty gjeni artikullin "Korrigjimet". Në meny, zgjidhni artikullin "Zgjidh korrigjimet".
   

   

2. Më pas, do të shfaqet një dritare në të cilën mund të zbuloni se çfarë ndryshimesh janë bërë nga përdoruesit. Kjo listë krijohet automatikisht. Ju mund të verifikoni që ky është me të vërtetë rasti duke parë kutinë e kontrollit pranë artikullit përkatës në këtë kuti dialogu.
   

   

    Në këtë rast, vetëm ato ndryshime që janë bërë që nga ruajtja e fundit do të shfaqen në listën në këndin e sipërm të majtë. Kjo është bërë për lehtësi, ju gjithmonë mund të shihni redaktimet e mëparshme në ditar.

3. Secilit pjesëmarrës i caktohet një ngjyrë specifike, me anë të së cilës mund të kuptoni se kush i bëri ndryshimet. Etiketat janë në këndin e sipërm të majtë. Ju gjithashtu mund të konfiguroni ndjekjen e ndryshimeve sipas kohës, një përdoruesi specifik ose në një gamë të caktuar, si dhe të çaktivizoni shfaqjen e tyre.
   

   

4. Kur rri pezull mbi një qelizë që ka një shenjë të tillë, shfaqet një bllok i vogël nga i cili mund të kuptoni se kush i bëri ndryshimet.
   

   

5. Për të bërë rregullime në rregullat për shfaqjen e korrigjimeve, duhet të ktheheni në dritaren e cilësimeve dhe më pas të gjeni fushën "Nga koha", ku mund të vendosni një pikënisje për shikimin e ndryshimeve. Kjo është, koha nga e cila do të shfaqen korrigjimet. Mund të caktoni periudhën që nga ruajtja e fundit, të caktoni që të shfaqen të gjitha ndryshimet gjatë gjithë kohës, ekskluzivisht të pashikuara, ose të specifikoni datën nga e cila do të shfaqen ato.
   

   

6. Ju gjithashtu mund të kontrolloni shfaqjen e korrigjimeve të bëra vetëm nga një anëtar specifik.
   

   

7. Duke përdorur fushën përkatëse, mund të vendosni gamën e fletës në të cilën do të regjistrohen veprimet e komandës.

Ju gjithashtu mund të bëni ndryshime të tjera duke kontrolluar kutitë e duhura të kontrollit në vendet e duhura.

Lista e ndryshimeve nuk është peshë e vdekur. Përdoruesi kryesor mund të rishikojë modifikimet e pjesëmarrësve të tjerë, duke i konfirmuar ose refuzuar ato. Si ta bëjmë atë?

1. Shkoni te skeda "Rishikim". Ekziston një menu "Fixes" ku përdoruesi mund të menaxhojë rregullimet. Në panelin pop-up, duhet të zgjidhni opsionin "Prano / refuzo korrigjimet", pas së cilës do të shfaqet një dritare në të cilën shfaqen korrigjimet.
   

   

   

2. Përzgjedhja e modifikimeve mund të kryhet sipas të njëjtave kritere të përshkruara më parë: sipas kohës, nga një përdorues specifik ose brenda një diapazoni të caktuar. Pasi të keni vendosur parametrat e kërkuar, shtypni butonin OK.
3. Më pas, do të shfaqen të gjitha rregullimet që plotësojnë kushtet e vendosura në hapin e mëparshëm. Ju mund të pranoni një modifikim të caktuar ose ta refuzoni atë duke klikuar në butonin e duhur në fund të dritares. Është gjithashtu e mundur të pranohen ose refuzohen rregullimet në grup.
   

   

Tani janë lënë rregullimet e nevojshme dhe janë hequr ato shtesë.

Si të hiqni përdoruesin nga skedari excel

Herë pas here bëhet e nevojshme heqja e përdoruesve nga bashkëautori. Mund të ketë një numër të madh arsyesh: atyre iu dha një detyrë tjetër, pjesëmarrësi filloi të bëjë modifikime nga një kompjuter tjetër, etj. Zbatimi i kësaj detyre në Excel nuk është aspak i vështirë.

Së pari, hapni skedën "Rishikim". Ekziston një grup "Ndryshimet", ku ekziston një opsion "Qasja në libër".

Pas kësaj, e njëjta dritare që pamë më parë do të shfaqet në ekran. Një listë e të gjithë njerëzve që mund të bëjnë ndryshime në tabelë mund të gjendet në skedën Edit. Për të hequr një përdorues që nuk na nevojitet për momentin, duhet ta gjeni në këtë listë, ta zgjidhni duke shtypur butonin e majtë të miut dhe të klikoni në butonin "Fshi", i cili ndodhet më poshtë.

Më pas, Excel do të paralajmërojë përdoruesin se korrigjimet e bëra nga ky pjesëmarrës mund të mos ruhen nëse ai aktualisht po bën ndryshime në librin e punës. Nëse jeni dakord, atëherë klikoni "OK" dhe përdoruesi nuk do të ndahet më.

Si të kufizoni përdorimin e një libri pune të përbashkët

Mënyra më e mirë për të kufizuar përdorimin e një libri të përbashkët është heqja e përdoruesit. Nëse kjo nuk është e përshtatshme, mund të vendosni të drejtën për të parë ose redaktuar librin nga një pjesëmarrës specifik.

Thënë kjo, është e rëndësishme të mbani mend se disa kufizime janë ndërtuar në ndarjen si parazgjedhje. Ato janë përshkruar më sipër. Le t'i kujtojmë, sepse përsëritja është nëna e të mësuarit.

1. Ndalohet krijimi i tabelave inteligjente që përditësojnë automatikisht të dhënat dhe kanë shumë veçori të tjera.
2. Nuk mund të menaxhosh skriptet. 
3. Ekziston një kufizim i integruar për fshirjen e fletëve, lidhjen ose shkëputjen e qelizave.
4. Kryeni të gjitha operacionet në të dhënat XML. Me fjalë të thjeshta, ka kufizime në strukturimin e një sasie të madhe të dhënash, duke përfshirë redaktimin e grupeve të tyre. XML është një nga llojet më të paqarta të skedarëve për fillestarët, por është me të vërtetë mjaft e thjeshtë. Me këtë lloj skedari, ju mund të transferoni të dhëna duke bërë ndryshime grupore në dokument. 

E thënë thjesht, bashkëautori ju lejon të kryeni operacione standarde në një dokument, por opsione më profesionale janë të disponueshme vetëm për një person. Kjo është për shkak se të njëjtat ndryshime të grupeve të makrove ose XML janë disi më të vështira për t'u rikthyer. 

Çaktivizimi i ndarjes dhe më pas riaktivizimi i tij është një mënyrë tjetër për të kufizuar atë që mund të bëjnë përdoruesit e Excel. Ju mund të bëni vetë ndryshimet e nevojshme, duke privuar përkohësisht mundësinë e njerëzve të tjerë për të redaktuar diçka.

Për ta bërë këtë, duhet të ndiqni këto hapa.

1. Hapni skedën "Rishikim", shkoni te artikulli "Korrigjimet" dhe zgjidhni artikullin "Theksoni rishikimet" nga menyja që shfaqet.
2. Pas kësaj, shfaqet një dritare në të cilën duhet të zgjidhni kutitë pranë artikujve "Përdoruesi" dhe "Në varg".
3. Pas kësaj, shfaqet një regjistër i ndryshimeve, i cili është i nevojshëm për rezervimin e të dhënave.

Pas kësaj, mund të çaktivizoni ndarjen. Për ta bërë këtë, në të njëjtën skedë në shirit, zgjidhni artikullin "Qasja në librin" dhe zgjidhni "Lejo përdoruesit e shumëfishtë të modifikojnë skedarin".

Kjo është e gjitha, tani ndarja është çaktivizuar.

Pra, është shumë e lehtë të konfigurosh bashkëautorin në Excel. Sigurisht, ka disa kufizime që nuk ju lejojnë të përdorni dokumentin në maksimum. Por ato zgjidhen mjaft thjesht, mjafton të fikni ndarjen për një kohë dhe më pas ta aktivizoni kur të jenë bërë ndryshimet e nevojshme.